行政助理辅导 - 快速指南
行政助理教练 - 简介
说实话，行政助理的工作并不伴随着通常的金钱和魅力，这对于那些想通过与富人和成功人士交往来谋取职业生涯的人来说是一个巨大的激励。然而，这正是这种类型的工作简介在局外人看来的样子。
行政助理的工作远不止于此——它是为个人及其组织提供宝贵的支持，这使得行政助理的工作独一无二。对于任何人来说，要在这一职业中取得成功，都需要长期练习与此相关的独特技能。这项工作并不总是像看上去那样轻松有趣，但这种经历可能是有益的。
行政助理应与多名员工进行协调，并监督所有重要的行政职能，作为他们向老板提供日常支持的一部分。他们的工作是确保经理充分利用他们的时间，同时高效地履行工作和职责。
这些行政助理通过支持经理并让他们的工作变得更轻松，帮助为企业创造价值。他们就像老板的组织者一样。他们记住约会、与团队协调并同步事件，以便以系统的方式处理任务。
行政助理的工作充满挑战和大量的职业机会。从某种意义上说，这是一项有益健康的工作，不需要“挑挑拣拣”。这项工作有好有坏，虽然有些人会发现它令人着迷且具有挑战性，但其他人可能会误解它是一项枯燥乏味的工作。
有很多行政助理非常热爱自己的工作，以至于他们想继续担任行政助理直到退休。他们将行政助理的工作视为他们因出色的人员管理技能而获得的奖励。
根据您处理工作的方式，在您以前的行政工作经验的极大帮助下，您会发现这份工作有很多积极的一面，可以使某人的职业发展比任何其他平台都更快。这是唯一能让你有机会与企业老板一起工作的工作，这对于那些想要在职业生涯中获得高速成长的人来说还不错，不是吗？
核心竞争力
担任行政助理最重要的是对工作的坚定承诺。换句话说，需要有强烈的成功欲望。作为候选人，该人必须愿意不断提高自己的表现并增加新的能力。
随着新技术和业务实践的出现，该职位的要求总是不断变化，因此行政助理应该具有适应性、灵活性和好奇心。行政助理提供的大部分支持几乎是无形的，因为他/她在没有任何监督的情况下工作，因此助理不需要提交绩效报告。
他们表现的唯一标准是他们让老板的生活变得更轻松的方式，他们的一些核心职责如下 -
让他们了解所有细节
确保他们出席所有重要活动
预测他们的需求
优先考虑他们的工作和其他活动
管理日常工作流程。
除了上述职责外，每位行政助理必须具备以下九项核心能力：
适应性技能
能够灵活应对变化并进行相应调整。
无论工作性质如何，都对工作抱有积极的态度。
能够以一种组合的方式管理许多相互冲突的优先事项并确定其优先顺序
组织能力
知道如何最好地利用时间。
知道如何根据手头的任务分配时间。
知道如何利用办公空间和组织文书工作。
任务管理技能
预测需求并解决它们。
确保重点项目按时完成。
平衡许多优先事项并设计合适的工作流程。
能够预见问题并采取先发制人的行动。
沟通技巧
倾听并积极努力提高这些技能。
用专业语言写出全面的句子，没有错误。
自信地说话并发出易于理解的清晰信息。
知道如何运用口头和书面技巧来传达积极的信息。
客户服务技巧
以专业的态度及时回答问题。
了解客户业务的最新发展。
以正式和专业的方式与客户和同事互动。
商业概念技能
了解基本的商业原则。
了解并展示组织Behave。
了解整个行业和业务运营。
团队合作技能
喜欢被视为有能力的团队成员。
重视团体目标并相应地参与。
愿意成为与经理一起工作的其他人的后备支持。
计算机/技术技能
表现出熟练使用标准办公设备。
表现出熟练使用计算机、外围设备和配件。
通过快速适应新技术来展示先进的熟练程度。
判断能力
表现出健全的决策和公正的判断能力。
必要时将问题提交给适当的机构。
独立于持续的监督或指导而有效地工作。
这九项核心能力并不容易在几天之内培养出来，所以现在很明显，行政助理应该做的事情清单很详尽。行政助理的角色绝非易事。有时一刻也没有休息。在这些情况下，该人必须保持积极的态度并坚定不移地专注于工作。这项工作远大于各个部分的总和。
行政助理教练 - 类型
行政助理分为三种类型，但这三种类型的差异并不取决于工作职责，而是取决于助理本身的职业抱负。随着他们的职业发展和变化，他们会在这三个分类之间转换。
读者可能会花一些时间在这里尝试猜测他属于哪一类。他可以根据他们对以下三个类别的名称的解释方式自由地进行大胆猜测 -
- 登山者
- 终生者
- 伙伴
登山者
攀登者是行政助理，他们认为这份工作是他们在商业世界取得更大成功的“垫脚石”。他们利用自己的职位来增加人际网络并攀登公司阶梯，这样他们就可以通过这种方式进一步发展自己的职业生涯。
这种想法是一种久经考验的从工作中学习并从中赚钱的方法。助理们了解工作的复杂性，为自己赢得声誉，并与公司和行业的高层领导进行互动。他们还获得了千载难逢的机会，向能够做出改变的人展示他们的想法。
风格
登山者非常注重事业，因此他们天生就是热情的人。他们喜欢自己的想法被别人听到，所以他们是积极发言者。他们将这份工作视为巩固形象、建立声誉和获得关注的平台。他们对自己的工作或雇主都不太忠诚。
攀登者对自己的事业更加专注和奉献，因此他们更加关注自己的目标。他们并不认为行政助理的工作是一项长期工作，而是将其视为职业发展的阶梯。
动机
由于他们受到未来职业目标的激励，他们可以轻松超越职责范围，以提高职业发展的机会。攀登者需要向老板传达关于他们的抱负的明确信息，以便他/她可以为他们提供机会，或者至少了解他们何时换工作。
然而，事实是，一些经理不喜欢这样的想法：招聘一名助理，培训他，培养他，为他提供业务和专业网络的详细信息，结果却把他调到另一个职位，即使是在同一家公司。因此，保持期望清晰和透明始终很重要。
终生者
一些行政助理非常热爱他们的工作，以至于他们想继续担任行政助理直到退休。他们并不担心转向不同的职业道路。他们将行政助理的工作视为他们因出色的人员管理技能而获得的奖励。
终生者不想改变他们的职业或公司。这背后的原因可能不仅仅只是对客户和公司的忠诚；看到他对自己的职位感到满意，他们可能就会对不同的职业失去兴趣。
风格
终身者从长期职业选择的角度来看待自己的职位，因为他们足够喜欢自己的工作，并愿意将其保留到未来，这就是为什么他们总是期待有好的表现。然而，由于他们寻求的是渐进的职业曲线而不是急剧的职业发展，因此他们不太愿意超越期望。
终生者喜欢可预测的环境并避免意外。他们并不是特别忠诚于他们的经理，而是他们自己的工作。如果与他们共事多年的经理辞职，他们可以继续与替代者一起工作。
动机
终身受益者的动力来自于工作所带来的稳定性。他们对攀登公司阶梯不感兴趣，因为他们喜欢现在的生活空间，并且愿意坚持下去直到职业生涯结束。他们喜欢一致性，因为他们习惯了具有一定程度确定性的系统化工作量。
他们通常会避免突然承担新的责任，但这并不意味着他们不愿意承担新的责任。如果新的责任是他们正在执行的任务的自然而渐进的结果，那么他们就会承担这些责任。
伙伴
将自己视为经理或老板的合作伙伴的行政助理对工作抱有积极的心态，最终处于发展和进步技能和职业生涯的最佳位置。对于他们来说，这项工作就像协作，他们负责协调，而他们所报告的高管则负责整个流程。
此类行政助理可以在合适的工作环境中高效地工作，即相互尊重并认可助理的团队合作和努力的工作场所。这些助理将经理的成功视为协作努力的结果。
风格
合作伙伴与他们所协助的高管有着流畅的沟通方式。他们跨越层级，经常集思广益并提出意见。当经理将他们视为平等者而不是下属时，合作伙伴会欣赏他们获得公平的竞争环境并真正发挥自己的巅峰状态。
当一起工作时，主管和助理作为一个团队提供很多共同的目标并追求目标。这使得他们对彼此非常忠诚，当他们换公司时，这些助理通常会陪伴他们的经理，或者经理要求他们和他们一起搬家。
动机
合作伙伴因他们为正在完成的工作做出重要贡献而受到鼓舞和激励。他们感觉自己与企业的目标息息相关，并在自己的角色中感受到个人责任。他们希望通过提供特殊支持来做出重要贡献。
他们与经理之间的牢固关系也激励着他们。事实上，他们的老板赞赏他们的努力和对正确完成工作的贡献，这激励他们做得更好。这些助理的薪水很高，因为他们不仅是下属，而且还是老板的第二大脑。
在继续下一章之前，请花一些时间考虑一下您是哪种类型的行政助理以及您想成为哪一种。这里没有对与错。任何类型的助手都是好的。然而，类型应该与你的气质、工作态度和你的人生目标相匹配。
行政助理教练 - 职业道路
大多数行政助理的职业生涯都是从行政助理开始的，之后他们会在公司内晋升到更高的职位。然而，这并不意味着行政助理必须具备一些特殊技能。
事实上，许多具备适当技能的员工都成为了行政助理，因为这种经验对公司的许多职位都很有用。
担任行政助理不仅是获得业务经验最丰富的方式之一，也是最有效的方式之一。作为行政助理，您可以获得有关业务如何运作以及可以使用哪些网络来促进您的职业发展的宝贵知识。
作为行政执行助理，您将 -
建立勤奋、快速学习和敬业的表演者的声誉。
了解标准的办公程序和业务运作。
了解公司不同部门的重要人物。
获得对商业环境的整体认识和想法。
熟悉日常工作流程。
开始了解业务的长期周期。
行政助理的核心能力
在审查行政助理应具备的九项核心能力清单后，人们可能会发现这些技能与特定工作无关，而是与几乎所有管理相关的工作相关，尤其是那些与公众打交道的工作，例如销售或销售人员。客户服务。9项核心能力如下：
- 适应性
- 组织
- 沟通技巧
- 主动预测需求
- 判断
- 有团队精神的人
- 客户服务
- 计算机/技术技能
- 经营理念
这就是为什么没有行政工作经验的人很难获得行政助理的职位。为了充分发挥你最好的才能，你可以关注你的经验如何表明你有能力满足工作要求。
为了进一步理解这个概念，我们将讨论两份简历-
工作经验不断进步，经验和责任水平不断提高的人
另一个人开始在完全不同的领域工作，但改变并采取了强有力的职业发展道路。
下面提到的非行政工作列表也被认为是成为行政助理的良好经验 -
- 餐厅服务员
- 销售人员
- 接待员
- 沙龙/水疗中心, 健身伙伴
- 教师
- 客户服务代表
- 医疗助理
在下一章中，我们将考虑行政助理的简历样本。
给新人的建议
有兴趣在没有办公室行政工作知识或经验的情况下从事行政助理职业的候选人需要意识到，最初的过程对他们来说会困难得多。他们一开始可能不得不选择一些非传统工作，主要是因为他们的简历可能无法反映必要的背景。这往往会导致简历被忽视；有时，甚至被拒绝。
那些想成为行政助理的人应该尝试其他的社交途径，比如朋友和家人，以建立一份具有丰富工作经验的简历。简历应该反映你的真正技能，而不是仅仅反映工作希望你成为的人。尝试将九项必要能力中的每一项都映射到您在简历中提到的特定工作。
充分做好准备。如果您接到电话，您应该在面试过程中牢记所有必要的细节。明确你的意图和方法，不要试图融入并成为一种类型。忠于自己，将自己呈现为一个有机的整体，而不仅仅是你自己简历中解释的各部分的总和。
了解责任
要了解是什么使高效行政助理的职位如此独特和特殊，我们首先需要了解这样一个事实：“行政助理”这一职位本身也面临着挑战，这些挑战以经常出现的独特和具有挑战性的场景的形式出现。
认识到所有独特的挑战者和场景将有助于候选人更好地理解工作的要求及其责任。话虽如此，这项工作不仅充满挑战。它具有其他职位所没有的独特而罕见的好处；至少在这个职业生涯的早期不是这样。
直接火线
行政助理的工作是不断地与老板直接沟通，即使其他员工很少与老板互动。这对工作提出了不同的要求，因为他们总是处于老板的前线。
如果行政助理陶醉于老板的成功，他们也会面临老板的挫败感。老板们希望他们的助手能像他们一样付出同样多的努力和时间，这使得他们在工作之外的生活时间很少。
混乱的权限级别
即使行政助理代表经理行事，人们也常常忘记他们只是信息传递者，而不是决策者。这使得助理们很想直接根据自己的权限进行更改或投入，甚至不询问管理层。
有时，他们开始回答最好是针对老板的问题。行政助理可以与老板分享他的意见和建议。然而，他应该记住这样一个事实：责任总是由老板承担。
无所不知的期望
行政助理自己也承认，一旦与老板一起工作了很长时间，他们的联系就会变得非常紧密，以至于他们可以抢占老板的需求。当涉及到生活方式和习惯时，这可能是可能的。然而，老板们常常误认为他们的助手是“无所不知”的人。
他们希望助手能够读懂他的想法，这让他/她变得自满且不爱交流。他/她需要明白，即使是最有经验的助理有时也需要口头沟通来做出某些决定。
与同事的距离
助理通常被认为是经理团队的一部分，即使情况并非总是如此。因此，人们普遍认为他们了解内幕信息。这使得同事在与助理的互动中变得谨慎，因为他们觉得自己的每一句话都可能被汇报给老板。
助理也应该知道，他们所说的任何话都会被视为老板的话。因此，他们应该避免参与八卦或谣言传播，因为他们所说的一切都会被误解为“内幕消息”。
中介人的角色
行政助理扮演的最困难的角色是中间人。这是一项占用他们大部分时间的工作。他们就像看门人一样，选择性地允许人们会见老板，并阻止其他外人侵入老板的私人空间并浪费他们的宝贵时间。
这可能会为他们赢得老板的称赞，但在那些没有见到老板的人眼中，他们就会变得邪恶。在很多情况下，助理常常成为老板的替代者，要么做笔记，要么在会议上问老板问题。
独特的奖励
除了行政助理工作带来的挑战之外，还有许多其他工作组合中罕见的独特福利和职业机会。
与老板一对一互动
虽然与老板不断沟通有其挑战，但它既是福也是祸。然而，这种直接、透明的讨论可以让老板有机会准确地了解老板的想法，从而使行政助理能够提供强有力的、持久的支持和帮助。
除此之外，助理还有绝佳的机会来研究成功人士如何思考、沟通和影响决策。很少有职位允许有机会与灵感来源进行直接和频繁的互动。
每天有机会完成多项任务
助理习惯于执行各种各样的任务，从日常职责到参加客户会议和规划活动等特殊任务。
如果助理喜欢做这些独特的任务，他/她会发现做更多的事情。然而，如果助理感到无聊，他/她需要向老板传达他/她想做别的事情。通常，老板会服从并提供新任务。
在组织中创造声誉
直接与组织的老板合作提供了结识和了解许多部门负责人的机会，这反过来又有助于建立良好的形象和声誉。
行政助理知道，与他们打交道的每个人都可能成为他们未来的雇主。因此，他们尽力表现得尽可能亲切和专业，以便能够与经常互动和共事的人建立牢固而持久的关系。
行政助理教练 - 神话
当一份工作像行政助理的工作那样需要如此多的自由裁量权时，人们很可能会开始猜测这份工作的实际性质。很多人可能认为助理被高估了，而另一些人则认为他们才是代理节目的主持人。
确实，这份工作伴随着许多非官方的责任，因此行政助理明白他们可能不得不忍受一些围绕他们的工作的神话。
下面提到了一些最著名的神话。
误区一：“行政助理”只是秘书的一个花哨名字
现实- 虽然行政助理最重要的任务本质上是秘书，但他们的工作职责通常赋予他们额外的权力，可以代表老板在会议和演示中以另一个自我的身份介入。他们被认为是老板的自然延伸。
许多高管完全依赖助手来跟踪他们的进度、工作和任务。他们还依靠助手获取新想法、观点并集思广益。在这些情况下，助理也可以影响决策。因此，他们在行政人员及其所属组织的成功中发挥着不可或缺的作用。
误区二：担任行政助理就意味着被利用和虐待
现实- 行政助理与老板的关系复杂而独特。老板对助手的依赖程度可能会将这种关系从“主管与下属”的关系转变为真正的伙伴关系。
通常，助理和高管之间的关系涉及分享本质上保密的重要细节。因此，它涉及高度的信任。助理明确参与规划，并且需要是一个高度正直的人。由于两人共同的忠诚度，他们的目标通常由彼此的成功来确定。
助理面临一些最大的挑战，仅仅是因为他管理着整个部门（可能是整个组织）中最有权势的高管。将会有许多进程并行运行，助理应该跟踪所有这些进程，并为所有这些进程提供及时的结论。
大多数领导者都受到自己的目标和愿景的强烈驱动，这使得他们能够直言不讳地表达自己的观点。这通常会导致压力和脾气暴躁。助理们有时会遭遇这样的情绪爆发。然而，经验丰富的行政助理知道，处理冲突是任何工作的标准组成部分，并且知道即使在压力条件下如何有效沟通。
误区三：行政助理是一个薪酬低、机会少的职位
现实- 行政助理可以对整个世界进行发言。他/她有幸获得进入组织所有重要部门的机会。因为他/她很有可能获得很少有人梦想的职业机会。这是可能的，因为他们经常与组织中有影响力的人互动。
与公众的看法不同，担任行政助理也是一个非常有利可图的职业选择。此外，行政助理还有权获得许多基于绩效的奖金。更不用说他们在工作中以旅行福利、航空里程、健康福利、健身房会员资格等形式获得的各种津贴、折扣、附加和奖励。
这使得行政助理的工作在经济上有保障，并且在很多方面都是一份令人羡慕的工作。他们不仅与组织中的精英合作，而且还证明了自己的技能，并因其真诚的努力而获得了丰厚的报酬。
误区 4：只需很少的培训或无需培训即可成为行政助理
现实- 虽然行政助理工作的某些部分本质上是相当基本和文书性的，但总体工作职责可与老板本人相媲美。尽管这一称号并不总是需要大学学位，但对于那些试图实现雄心勃勃且有影响力的职业目标的人来说，它可能是一笔宝贵的资产。
许多行政助理并不是以学位开始他们的职业生涯的。在没有学位的情况下，他们会寻求额外的服务，例如参加大专课程并获得重要的相关认证，最好是计算机技术或工商管理或任何有助于助理专业扩展其技能的领域。
这个职位需要一个头脑冷静、性格开朗的人。这个人需要成为一名问题解决者，因此他/她应该具备分析能力。这些技能会随着时间的推移和面对不同的场景而出现。这些复杂的细节不可能一朝一夕就能学会。
误区五：行政助理是一份无聊、吃力不讨好的工作。
现实- 行政助理就像助理想要的那样无聊。换句话说，这个职位有无数的职业机会和学习机会。当你直接向一个组织的老板汇报时，不乏不同的职责，最好的助手会努力学习所有的角色，以便他们在会议上自信地代表老板。
正是由于这项工作的这种极其个性化的性质，一些人觉得它非常迷人，而另一些人则认为它太具有挑战性。有些人也会觉得它枯燥无味，但是，可以说他们从一开始就没有理解这份工作。
他们中的大多数人在担任行政助理一段时间后感到收获颇丰，经验丰富。话虽如此，指定的重要性和价值会根据公司和组织的需求而变化。
简历样本
在本章中，我们将向您展示两份简历样本，一份是一级行政助理，另一份是二级行政助理。
行政助理简历样本 - 1 级
简·无名氏
安托翁, 伯克利, 美国
电话：020-515-5752 | 电子邮件：janedoe@anything.com
资格概要
优秀的书面和口头沟通能力。
能够在压力和时间限制下工作。
能够成为团队合作者并提供出色的客户服务。
能够发展和维持富有成效的长期关系。
精通 Excel、Word、Power Point、互联网研究。
能够以礼貌和专业的方式与人互动。
专业经验
Financials Inc.，高级行政助理，2010-2016
负责协调所有客户会议。
开发跟踪系统来检查及时和正确的调度。
设计议程和电子表格等。
管理员工的日常工作流程并确定任务和义务的优先级。
执行行政任务，例如客户信函和其他服务。
从事文书工作，例如接听电话、更新计算机数据库、填写文件等。
合作联盟，客服代表，2008-2010
有效处理客户服务查询和请求。
有效执行任务，确保现金余额和抽屉余额。
通过时间管理技能始终提供卓越的客户服务。
与客户进行金融交易，例如存款、取款等。
劳森套房，接待员，2006-2008
偶尔也会做些文书工作。
保持办公空间整洁有序。
以专业和愉快的方式迎接客户和访客。
回答询问并将客户引导至适当的团队成员。
教育
Jackson高级学院副学士学位。
一年职业培训认证，商业技术。
熟练掌握 MS Office、Excel、互联网研究。
行政助理简历样本 – 2 级
维基·洛克
地址：Plot-66，高科技城，海得拉巴，500081
电话：010-565-4762 | 电子邮件：vickyrourke2@anymail.com
资格概要
积极进取的表演者，拥有十二年的旅游业经验。善于与客户和员工建立和建立长期富有成效的工作关系。出色的协调、组织和时间管理技能，具有在压力和时间敏感的情况下提供组合解决方案的良好记录。
专业历史
1. Nigel Tours 助理经理（2012-2016）。从主管晋升
协助调度、督导一批40名游客。
保持良好的客户关系和人际交往能力。
处理各种财务和行政职责，包括 -
- 规划不同的旅行
- 制作批次和发票
- 旅游游戏和景点
- 检查收据
- 检查住宿和寄宿
- 检查现金交易
2. Troxy Travels 值班主管 (2008 - 2012) 旅游套餐公司
有效管理时间并提供及时的客户服务。
在员工和顾客之间提供有效的协调。
执行接待和库存等前台监督职责。
3. 旅游套餐公司 The Fun House 首席导游 (2006 - 2008)
负责引导约10名游客。
对新指南进行公司政策、程序和礼仪方面的培训。
推广不同的公司套餐并解决客户的疑问。
4. 意大利种马导游（2004年-2006年）家庭旅游套餐公司
始终展现最高质量的客户服务。
与主管协调，及时接待顾客。
负责接听电话、解答疑问、问候顾客。
教育和执照
布拉姆哈斯高级学院工商管理毕业生。
高级熟练程度 – MS Word、Excel、10 键、互联网研究。