SAP MM - 采购流程

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每个组织都会获取材料或服务来完成其业务需求。从供应商或经销商处购买材料并获得服务的过程称为采购。采购应以正确的数量、在适当的时间以适当的价值订购材料。它分为以下部分 -

• 基本采购
• 特别采购

基本采购

基本采购是在正确的时间、以正确的价格获取正确数量的商品或服务的过程。然而，在数量、价格和时间之间保持适当的平衡至关重要。考虑以下示例 -

• 由于高库存水平会带来价格上涨，组织会尽力将库存水平保持在最低水平；同时，由于原材料短缺而停产也可能是不利的。

• 获得产品或服务的最低价格通常是必要的，但在产品可用性、质量和供应商（卖方）关系之间保持平衡也同样重要。

采购生命周期

大多数现代组织的采购都遵循一些连续的步骤，如下所述 -

要求和信息收集

采购流程从收集有关产品及其数量的信息开始。那么对于所需要的产品和服务，就需要寻找能够满足要求的供应商。

供应商联系方式

收集要求后，人们会寻找能够满足这些要求的供应商。在此基础上，报价请求或信息请求将发送给供应商或直接联系他们。

背景审查

一旦了解了供应商，就会检查产品/服务质量，并调查安装、保修和维护参数等服务的必要条件。可以获得一些产品样品进行质量检验。

谈判

与供应商就产品/服务的价格、可用性和交付时间表进行一些谈判。此后，签订合同，该合同是供应商和订购方之间具有约束力的法律文件。合同将包括所有必要的信息，例如材料的价格和数量、交货日期等。

订单完成度

订购的材料被运输、交付给订购方，并相应地向供应商付款。还可能包括产品或服务的培训和安装。

消耗、维护和处置

当产品/服务被消费时，将评估产品或服务的性能，并分析任何后续服务支持（如果需要）。

续约

一旦产品或服务被消耗，或者合同到期需要续签，或者要重新订购产品或服务，就会审查与供应商和服务提供商的体验。如果要重新订购产品或服务，公司将决定是否从以前的供应商处订购或考虑新​​的供应商。

基本采购活动

下图说明了基本采购活动的流程 -

采购活动简介如下：

基本采购类型

有两种类型的基本采购 -

• 库存采购与消费采购

• 外部采购与内部采购

库存采购与消费采购

以下几点显示了库存采购与消费采购的区别 -

• 库存采购- 库存材料是指库存的材料。从供应商处收到这些材料后，这些材料就会保留在库存中。该物料的库存根据收到或发出的数量不断增加或减少。要订购库存物料，物料必须在系统内有主记录。

• 直接消费采购- 当采购用于直接消费，即收到后立即消费，用户应明确消费目的。为了订购供消耗的材料，该材料可以在系统内具有主记录。

外部采购与内部采购

以下几点显示了外部采购与内部采购的区别 -

• 外部采购- 这是从外部供应商采购商品或服务的过程。IT 系统的采购组件通常支持三种基本的外部采购形式。

• 一次性订单通常用于不定期订购的材料和服务。

• 后续发布发布订单的长期合同- 对于定期大量订购的材料，我们可以与供应商（卖方）协商定价或条件，然后记录在合同中。您还可以在合同中指定有效期。

• 长期计划协议和交付计划- 如果每天订购物料并且要根据准确的时间表交付，则您可以设置计划协议。

• 内部采购- 大型企业组织可能拥有多个独立的企业或公司。内部采购是从同一公司之间获取材料和服务的过程。因此，这些公司中的每一个都维护着一个完整的簿记系统，其中包含单独的余额、损益表，以便当它们之间发生交易时，这些交易都会被记录下来。

特别采购

特殊股票是指以不同方式管理的股票，因为这些股票不属于公司。特殊库存保存在某个特定位置。特殊采购和特殊库存类型分为以下几类 -

寄售库存

寄售库存是指我们店内可提供的材料，但它仍然属于材料的供应商（卖方）。如果您使用寄售库存中的材料，则必须向供应商付款。

第三方处理

在第三方处理中，公司将销售订单传递给关联的外部供应商（卖方），后者将货物直接发送给客户。销售订单不是由公司处理，而是由供应商（卖方）处理。可以在采购申请、采购订单和销售订单中输入第三方物料。

管道搬运

在管道搬运中，公司不需要订购或储存所涉及的材料。当需要时，可以通过管道（例如油或水）或其他类型的电缆（例如电力）获得。消耗的材料定期与供应商（卖方）结算。

可退回运输库存

该公司从供应商（卖方）处订购货物。货物使用属于供应商（卖方）的可回收运输包装（托盘、集装箱）交付，并存储在客户场所，直到将其返回给公司。

分包

供应商（分包商）从订购方接收组件，并在其帮助下生产产品。该产品由贵公司通过采购订单订购。供应商（卖方）制造订购产品所需的组件列在采购订单中并提供给分包商。

使用库存运输订单进行库存转移

货物是在公司内部采购和供应的。一个工厂从另一个工厂（接收工厂/发出工厂）内部订购货物。货物是通过特殊类型的采购订单（库存运输订单）采购的。您将能够通过库存运输订单请求和监控货物转移。