Microsoft Visio - 快速指南

---

Microsoft Visio - 概述

计算机制图是在 PC 上创建可扩展图表的过程，可用于各种应用程序，例如布局设计、组织结构图、时间表、平面图甚至原型软件用户界面。图表由形状、对象和模板组成，当它们正确组合在一起时，可以帮助投射许多有用的信息。

现代计算机绘图依赖于使用基于矢量的形状而不是光栅形状。光栅形状或位图不能很好地缩放，并且它们的分辨率和质量会随着每次编辑而下降。然而，矢量形状是形状的数学表示，因此可以很好地缩放。矢量形状不受编辑影响，最适合在需要精确测量时使用。

计算机图表可以是基于形状的图稿，也可以是 CAD（计算机辅助设计）程序中常见的更复杂的绘图。CAD 包含更多信息，例如材料、工艺和图表的特定约定。基于形状的艺术作品更常用于描绘较少的技术信息。

流行的绘图软件

Microsoft Visio 是最流行的图表软件，但是，也有一些替代品通常同样好，在某些情况下甚至是免费的。对于简单的图表需求，以下工具应该可以很好地工作。

格利菲

Gliffy 是一种流行的在线图表工具。Gliffy 支持平面图、维恩图、流程图、网络图等，并且与大多数现代网络浏览器兼容。Gliffy 可以导入 Microsoft Visio 文档并与 Google Drive 集成，以便将文档保存在云端并轻松协作。

有许多主题和模板可供选择，使 Gliffy 成为 Visio 的可靠在线替代品。Gliffy 最多可自由使用 5 个图表或 2 MB 文件大小。根据所需图表的数量，可以购买每月计划。

yEd

yEd 是一款开源免费图表工具，几乎可以在任何支持 Java 的平台上运行。它可以导入 Visio 文档并处理非常复杂的图表，例如生物途径。

yEd 具有自动布局并支持大多数图形标准，这使其成为任何想要免费创建图表的人的 Visio 的可行替代品。还有一个名为 yEd Live 的在线版本，可在任何现代 HTML5 兼容的网络浏览器中运行。

计算机辅助设计系统

CADE 非常适合网络图和 Windows 的 2D 矢量图形编辑器。CADE 可免费下载并支持 Visio 的大部分基本功能。它针对大型 CAD 绘图进行了优化，可轻松协作和共享。CADE 可以导出为流行的格式，例如 EMF、JPG、PDF 和 XAML。还有许多示例图表和模板可以帮助您入门。

OmniGraffle

Visio 不适用于 Mac 操作系统，这使得 OmniGraffle 成为 Mac 用户唯一的高级替代品。OmniGraffle 是一款综合性图表绘制软件，可以以比 Visio 便宜得多的价格创建具有视觉吸引力的设计。它支持导入 Visio 文档并导出为包括 SVG 在内的大量流行格式。模板、画布、模板和对象有广泛的选项，可以轻松创建线框图、树、平面图等。

最新版本支持 AppleScript 或 JavaScript 脚本，以自动化软件的几乎每个方面。它还支持最新 MacBook 上的 Touch Bar。OmniGraffle 的标准版零售价为 99.99 美元，而专业版零售价为 199.99 美元。

微软 Visio 简介

Microsoft Visio 是最流行的图表软件之一，它可以在熟悉的界面中实现图表绘制、数据可视化和流程建模。Visio 附带了一系列模板和内置形状，几乎可以创建任何复杂程度的任何图表。Visio 还允许用户定义自己的形状并将其导入绘图中。

Visio 更像是一款企业级软件，因为家庭用户很少需要使用 Visio 中的高级图表功能。然而，许多家庭用户购买 Visio 标准版是为了更好地可视化简单的图表，例如家谱或平面图。

Visio 在企业中的成功归功于其与其他 Microsoft Office 产品（例如 Word、Excel 和 Access）的紧密集成。数据可以直接从这些软件导入并转换成有意义的图表，图表根据数据实时变化。例如，Excel 电子表格可能包含有关流经电线的电流的信息。Visio 可以用来以图表方式表示这一点，每当 Excel 数据更新时，同样的情况也会反映在 Visio 图表中。

从 Visio 2013 开始，较新版本的 Visio 支持 .vsdx 格式，与 Visio 2010 及早期版本支持的较旧 .vsd 格式相比，该格式允许增强压缩和许多其他功能。Visio 可以单独购买，有两个版本：标准版，零售价为 299 美元，专业版，零售价为 589.99 美元。最新版本的 Visio 也可以作为 Office 365 订阅的一部分购买，并且还可以访问在线 Visio 查看器。将 Visio 作为 Office 365 的一部分是了解最新功能和增强功能的最佳选择。

MS Visio - 新功能

Visio 是 Office 365 套件的一部分，全年不断更新。如果您拥有合格的 Office 365 订阅，您将有权自动获得定期更新。但是，购买 Visio 独立版本的用户不会收到功能更新，并且必须在发布时单独升级到更高版本。

Visio 2016 Professional（Office 365 版本）的最新更新具有以下新功能 -

数据可视化工具

数据可视化工具有助于从 Excel 数据自动创建流程图。包含适合图表的信息的预制或自定义 Excel 模板可以使用数据可视化工具直接导入到 Visio 中，并转换为 Visio 图表。对原始 Excel 文件所做的任何更改也会反映在 Visio 图表中。

从源数据可视化数据库结构

最新版本的 Visio 支持对数据库进行逆向工程，以创建数据库的可视化表示。Visio可以连接各种数据库，如MySQL、SQL Server、Oracle等，并可以与数据库的变化同步更新图表。

行业特定图表的模板

Visio for Office 365 的最新更新附带了许多新的标准化模板，可满足业务流程、软件开发、IT 和教育等行业的需求。这些模板由 Microsoft 和其他第三方提供，扩展了 Visio 2016 的功能。

Visio Online 和 iPad 上的 Visio

现在，可以使用 Office 365 提供的 Visio Online 或适用于 iPad 的免费 Visio Viewer 应用程序，在任何现代 Web 浏览器中打开存储在 SharePoint 或 OneDrive for Business 上的 Visio 图表进行查看。

Microsoft Visio - 用户界面

在本章中，我们将了解 Visio 中的用户界面。正确理解用户界面以充分利用该工具非常重要。

开始屏幕

Visio 的用户界面与 Office 套件中其他程序的用户界面类似。您将看到一个起始页，其中列出了您最近打开的一些文档以及用于创建常见图表类型的特色模板。

您还可以直接从“开始”屏幕在 Microsoft 网站上搜索模板。

如果您是 Office 365 订阅者，右上角会显示您连接到的 Microsoft 帐户。

除了精选模板外，您还可以单击模板来浏览模板类别。

文档接口

单击上述任何模板都会打开模板文档。

Visio 的文档界面与其他 Office 程序（例如 Word 或 Excel）类似。顶部有快速访问工具栏，其中包含常用命令，例如保存、撤消和重做。这可以根据需要进行定制。

快速访问工具栏下方是熟悉的 Office 功能区。“主页”选项卡列出了用于处理文档的常用命令。随着我们的进展，我们将了解更多有关其他选项卡的信息。

在左侧窗格中，有“形状”，其中列出了与模板配合良好的常见形状。要插入形状，只需单击形状并将其拖到画布上即可。Visio 中有许多可用的形状，随着我们的继续，我们将更加熟悉它们。

当然，如果需要，您还可以使用内置搜索工具在线搜索更多形状。

当您将形状放置到画布上时，您将看到参考线，帮助您将形状与画布上已有的对象对齐。画布的顶部和左侧还有一把尺子。这给人一种透视感，让您创建完美对齐的图表。

Visio 中的形状基本上是矢量图形，因此您可以根据需要放大或缩小尺寸，而不会损失质量。当您尝试更改任何形状的尺寸时，您还可以了解所有其他形状的相对尺寸（由绿色箭头指示）。

Microsoft Visio - 打开文件

要在 Visio 中打开文件，请转到“文件”菜单，该菜单将打开后台视图，然后单击“打开”。“最近”部分可让您直接访问最近打开或保存的绘图。

根据您的设置，“打开”菜单列出了您可以浏览 Visio 绘图的一些文件位置。单击“添加位置”以添加 Office 365 SharePoint 或 OneDrive 位置以便快速访问。或者，单击“浏览”并从本地或网络文件夹中选择 Visio 绘图。Visio 文件的扩展名为.vsdx。

打开 Visio 绘图后，您将看到用户界面根据绘图而变化。

在以下示例中，我们打开了一个组织结构图，您可以观察到与该组织结构图对应的形状模具现在在“形状”窗格中可用。对于此文件，您还会注意到功能区中的组织图表选项卡，它为您提供了处理图表中形状的附加选项，并且还允许将形状链接到来自外部源（例如 Excel）的数据。

您可以调整各个形状之间的间距，还可以一键更改所有形状的高度和宽度。

如果需要，您可以自定义此组织结构图的布局并添加其他形状。

通过“组织结构图”选项卡的“组织数据”部分中的“比较”命令，您可以将此组织结构图的内容与 Visio 中打开的另一个组织结构图或图表进行比较。输出生成为 HTML 文件，其中列出了两个图之间的相似点和不同点。

Microsoft Visio - 自定义 UI

Visio 的 UI 是完全可自定义的。您可以根据最适合的方式显示或隐藏 UI 中的元素。

快速访问工具栏

快速访问工具栏允许您轻松添加常用命令，以便它们始终触手可及。除了标准的撤消、重做和保存命令之外，您还可以添加其他按钮，例如通过单击快速访问工具栏中的箭头图标，根据您的显示在触摸和鼠标模式之间切换。您还可以通过单击“更多命令...”选项来添加更多命令

丝带

功能区可以折叠起来，为画布留出更多空间。您可以通过单击并向内或向外分别拖动窗格边缘来缩小或展开“形状”窗格。

功能区可以像快速访问工具栏一样进行自定义，但为此，您需要导航到“文件”菜单并单击“选项”。然后单击“自定义功能区”。您可以选择希望在工作区中显示的选项卡。您还可以通过单击“新建选项卡”或“新建组”来创建新选项卡或组，以容纳您经常使用的命令。

您可以导出这些自定义项，然后通过单击“导入/导出”下拉菜单并选择“导出自定义项”将它们导入到新的 Visio 实例中。

Microsoft Visio - 更改视图模式

Visio 有几个选项可用于更改查看绘图的方式。“视图”选项卡列出了您可以在画布上使用的所有可能的视图选项。我们将了解一些在更改视图模式时有用的命令。

幻灯片片段

幻灯片片段窗格仅在最新的 Office 365 版本的 Visio 中可用。基本上，幻灯片片段允许您直接将 Visio 图表导出为 PowerPoint 幻灯片。

要获取幻灯片片段，请单击“视图”选项卡中的“幻灯片片段窗格”将其打开。然后，选择要导出到 PowerPoint 幻灯片的绘图区域，然后单击“幻灯片片段窗格”中的“添加”按钮。在“在此处输入标题...”字段中添加标题，然后单击“导出”将捕获的绘图导出到 PowerPoint 幻灯片。

演示模式

演示模式显示绘图的全屏视图，没有任何干扰。也可以通过按键盘上的 F5 来切换此模式。

标尺、网格和参考线

您可以通过切换“视图”选项卡的“显示”区域中的相应复选框来在显示垂直和水平标尺、网格和参考线之间进行切换。标尺和网格的缩放比例也可以调整。网格允许轻松捕捉对象，以便将它们正确放置在画布上。

飞涨

缩放部分包含允许您更改画布缩放级别的命令。您还可以使内容适合窗口或调整内容以填充页面宽度。

窗户

窗口部分列出了允许在屏幕上排列多个窗口的命令。您可以直接打开一个新窗口或并排排列窗口。您还可以级联窗口以便在它们之间轻松切换。

创建和排列智能形状

SmartShapes 提供与所选形状相关的上下文形状。SmartShape 连接到原始形状，并且只要移动 SmartShape，连接器也会移动。

创建智能形状

从空白文档开始（在本例中是流程图）。您会注意到“形状”窗格具有适用于流程图的不同形状。单击形状并将其拖到空白画布上。您可以根据需要调整形状大小或旋转形状。您甚至可以借助对齐参考线来对齐形状。

当您将形状拖到画布上时，您会注意到形状上有四个箭头。将鼠标悬停在任何这些箭头上将显示可以创建并链接到该形状的可能形状。

单击所需的形状以创建形状。您还会注意到该形状会自动连接到初始形状。如果您要手动拖动形状，则还需要手动连接它。形状之间的连接是动态的，它们会随着形状的放置而移动。

排列智能形状

SmartShape 箭头列出了在“形状”窗格中看到的图表的前四个形状。您可能需要根据您的工作流程自定义四个 SmartShape 选项中显示的形状。要将您喜欢的形状设置为 SmartShapes，请首先在“形状”窗格中选择所需的形状，然后将其拖动到该窗格中的前四个形状之一。

在此示例中，我们假设数据库形状需要位于前四个中。单击数据库形状并将其拖动到前四个位置之一。

现在，当您创建 SmartShape 时，您会发现数据库形状可用。

Microsoft Visio - 连接 Smartshapes

SmartShapes 允许自动连接形状。如果要连接不直接相关的形状，可以手动连接它们。

要手动连接形状，请单击“主页”选项卡“工具”部分中的“连接器”工具。鼠标指针现在变为连接器。

绘制一条从起始形状到目标形状的连接线。您会注意到代表连接器的虚线。您可以将此连接器粘贴到连接点或将其粘贴到目标形状。将其粘贴到形状上将使您能够将形状与连接器一起移动到画布上的不同位置。

单击“主页”选项卡“工具”部分中的“指针工具”，使鼠标指针恢复正常。

Microsoft Visio - 连接的 Smartshapes

较新版本的 Visio 具有内置智能功能，可帮助您将形状放置在其他形状之间。Visio 会自动添加所需的间距和连接线，以确保新形状插入到正确的位置。

要在两个形状之间插入形状，请将新形状拖动到所需形状之间，直到在连接器上看到绿色方块，然后释放鼠标。新形状将以相等的间距和适当的连接插入。

如果删除插入的形状，连接器将一直延伸到下一个形状。

Microsoft Visio - 对齐 Smartshape

通常，插入和删除形状会干扰图表的对齐。它还会使图表的元素空间分布不均匀。为了解决这个问题，Visio 提供了自动对齐和间隔图表中的形状的工具，使其看起来很完美。

对齐和空间形状

要自动对齐和间隔图表中的形状，请转到“主页”选项卡“排列”部分中的“位置”下拉菜单。根据需要单击“自动调整间距”或“自动对齐和调整间距”。您还可以将鼠标悬停在这些命令上以预览对齐后图表的外观。

对齐后，如果您想要更加自定义的外观，您仍然可以移动图表中的形状。

Microsoft Visio - 重新布局页面

Visio 提供了使用“重新布局页面”命令自动更改图表布局的选项。重新布局页面命令提供常用的布局。您还可以根据需要自定义布局的某些方面。

更改图表布局

打开图表并导航到功能区上的“设计”选项卡。单击重新布局页面下拉菜单并根据需要选择布局。您将看到图表现在更改为选定的布局。您还可以在单​​击之前将鼠标悬停在布局样式上来预览外观。

自定义布局

您可以通过单击重新布局页面下拉菜单中的更多布局选项...来进一步自定义布局。这将打开一个对话框，您可以在其中配置布局属性。

您可以通过手动更改“间距”字段中的值来更改形状之间的间距。

您还可以通过在“外观”下拉菜单中选择“弯曲”，将连接器的外观更改为弯曲。请记住选中“将布线样式应用于连接器”复选框，以便能够更改连接器的外观。

Microsoft Visio - 插入文本

Visio 允许在形状或文档中插入文本。您还可以像任何其他文本编辑器一样进行文本格式化。

在形状中插入文本

在形状中插入文本很容易。只需在形状内双击即可键入文本。文本会根据形状自动换行，但是，如果您想自己换行，也可以按硬回车。请注意，Visio 会自动放大形状以允许键入，并在您单击形状外部时缩小。

在文档中插入文本

要在文档中插入文本（例如图表标题），请单击功能区“插入”选项卡中的“文本框”下拉菜单，然后选择水平或垂直文本框。

然后将光标放在文档上并绘制一个文本框以开始输入。

Microsoft Visio - 插入背景

背景是使用称为背景页面的页面插入的。背景页面可以包含图形或文本，例如版权信息和其他信息。背景页面始终是单独的，但显示在主页上。

插入背景页

您可以通过选择预设背景或使用您自己的背景模板来更改文档的背景。要插入背景，请单击功能区“设计”选项卡中的“背景”下拉菜单，然后选择背景预设。

除了图表页面之外，这还会创建一个新页面。您可以右键单击新创建的背景页面对其进行重命名。新背景将自动应用于文档中所有新创建的页面。

Microsoft Visio - 插入图形

除了图表中的形状之外，您还可以将自己的图像添加到文档中。图像可以来自任何在线或离线来源。如果将图像添加到背景页面，该图像将出现在文档的所有页面上。

将图形添加到文档

要插入图像或图形，请转到功能区上的“插入”选项卡，然后从“插图”部分中的任何命令中进行选择。它可以是本地驱动器上的图片、在线资源、图表甚至 CAD 绘图。

您还可以通过将图片插入背景页面来在所有页面上复制图片。为此，请选择背景页面并插入图片，如上所述。根据需要拖动图片并调整其大小。

现在，导航到包含该图表的页面，您会发现该图片出现在该页面以及添加的任何其他后续页面上。

插入容器和标注

有时，您可能希望将图表的两个或多个元素组合在一起。您可以使用容器对相互依赖的形状进行分组。标注有助于在形状外部插入更多文本。标注始终与形状相连并随之移动。

插入容器

首先，通过在“主页”选项卡的“排列”部分中选择“组”，将形状分组在一起。

要插入容器，请转到功能区上的“插入”选项卡，然后单击“图表部件”部分中的“容器”下拉菜单。您会发现容器有多种设计可供选择。

选择设计后，您可以拖动分组形状周围的容器。释放鼠标以锁定容器。该容器还包含一个用于输入文本的区域。双击标题区域以键入文本。在以下示例中，我们将容器标记为“结束进程”。

每当您拖动容器时，容器中的内容都会一起移动。

插入标注

选择要使用标注的形状。要插入标注，请转到功能区上的“插入”选项卡，然后单击“图表部件”部分中的“标注”下拉菜单。您会看到有许多设计可供选择用于标注。

选择适合标注的设计。标注将显示为连接到所选形状。

在此示例中，我们添加了“返回研究”流程的标注，称为“广泛研究”。标注链接到形状，可以在绘图中的任何位置移动，但它将始终保持与形状的连接。

当您单击标注以启用输入时，Visio 将放大；当在标注外部单击时，Visio 将缩小。

Microsoft Visio - 插入超链接

在本章中，我们将学习如何超链接网站、文件和页面。

超链接网站

要插入超链接，首先创建一个文本框，方法是转到功能区中的“插入”选项卡，然后为表示超链接的文本绘制一个水平文本框，例如“网站”或“单击此处访问我们”。现在需要将该文本转换为超链接。

为此，请再次选择文本框中和“插入”选项卡中的文本。单击“链接”打开“超链接”对话框。

您可以指定网站链接或计算机上的本地文件。单击“确定”将所选文本转换为超链接。

超链接文件

您可以直接将文本或形状超链接到文件。双击文本或形状可打开超链接文件。该过程类似于超链接网站。

选择要为其创建超链接的形状或文本，然后单击功能区“插入”选项卡中的“链接”按钮。

在“超链接”对话框中，单击“地址”字段旁边的“浏览...”，然后单击“本地文件...”以浏览到文件的位置。

确保选中“使用超链接的相对路径”框，以确保在更改文件位置时自动更新文件路径。

超链接页面

Visio 还可以在多页文档中对页面进行超链接，以便单击链接将直接将您带到链接的页面。

要超链接页面，请选择要链接的文本或形状，然后单击功能区“插入”选项卡中的“链接”。在“超链接”对话框中，确保单击“子地址”字段旁边的“浏览...”。在页面字段中选择目标页面。您还可以在“缩放”下拉菜单中设置默认缩放级别，以便导航到链接页面时以所需的缩放比例打开它。

单击“确定”两次以设置超链接。

Microsoft Visio - 主题

在本章中，我们将学习如何在 Visio 中应用主题。

选择主题

您不必满足于默认主题。Visio 允许自定义文档的主题和整体外观。要应用主题，请转到“设计”选项卡，然后从众多可用主题选项中进行选择。您可以从专业、手绘、时尚和现代主题中进行选择。

单击任何可用主题后，该主题将应用于文档。您可以通过从“变体”部分的众多选项之一中进行选择来进一步个性化它。

更改主题颜色

“变体”部分允许您根据需要自定义主题颜色。单击“变体”部分中的下拉菜单可以自定义主题颜色、效果和连接器。

要自定义主题颜色，请转到“变体”部分中的“颜色”子菜单，然后单击“创建新主题颜色...”

它会打开“新主题颜色”对话框，该对话框允许自定义主题中的每个强调色。决定配色方案后，命名主题，然后单击“应用”或“确定”保存主题配色方案并将其应用到图表。

Microsoft Visio - 文本格式

如果您熟悉 Microsoft Word，那么您应该熟悉 Visio 中的文本格式设置。您可以设置形状内标题和文本的格式。您还可以使用格式刷命令复制格式并将其粘贴到另一个形状或文本框中。

要设置文本格式，请选择包含文本的文本框或突出显示文本本身。然后，从“主页”选项卡的“字体”和“段落”部分中的可用选项中进行选择。

您可以更改字体、大小、颜色和段落对齐方式。如果要更改形状中的字体样式，只需双击该形状以选择形状中的文本并根据需要更改字体样式。

Microsoft Visio - 形状格式设置

您还可以根据需要设置形状的格式，使其具有更专业或休闲的外观。要设置形状格式，请在图表中选择形状，然后使用“形状样式”部分中的可用选项设置格式。

您可以选择预定义的形状样式，也可以使用“填充”下拉菜单自定义形状。要调整形状边框的颜色，请从线条下拉菜单中选择一种颜色。“效果”菜单允许为您的形状添加特殊效果，例如阴影或 3D 旋转。

Microsoft Visio - 设置形状线格式

Visio 可以轻松设置形状轮廓和连接器的格式。您可能希望设置形状轮廓的格式，以使其从其他形状中脱颖而出或突出显示重要的内容。

设置形状轮廓格式

要设置形状轮廓的格式，请单击该形状或按住键盘上的 Ctrl 键并选择多个形状。然后，从“主页”选项卡的“形状样式”部分中，单击“线条”并选择“线条选项...”，这将打开“设置形状格式”弹出窗口。在“线条”部分中，选择自定义形状轮廓所需的选项。

您可以更改形状轮廓的颜色、增加宽度以增加重量、更改舍入等等。您还可以为线条创建渐变以适应图表。

格式化连接器

与形状轮廓一样，连接器也可以根据需要设置格式。要格式化连接器，请在图表中选择连接器，然后转至“线”下拉菜单并单击“线选项...”以调出“设置形状格式”窗格。

在“设置形状格式”窗格的“线条”部分中，选择所需的虚线类型以更改连接器图案。您还可以根据需要更改连接器的颜色并调整透明度级别。

Microsoft Visio - 标尺、网格和参考线

Visio 附带视觉辅助工具，可帮助对齐和构建图表中的元素，使其在屏幕上和打印时看起来都很棒。可用的主要视觉辅助工具包括标尺、网格和参考线。

统治者

标尺有助于提供图表中元素的视角。它们有助于调整形状以获得一致且干净的外观。可以通过“视图”选项卡的“显示”部分中的简单复选框来关闭或打开标尺。

当您移动形状时，您会注意到垂直和水平标尺上都有 3 条虚线（在以下示例中以红色矩形显示）。这 3 条虚线表示该图的左、中、右部分。当您垂直或水平拖动形状时，这 3 条虚线有助于将形状准确定位在您需要的位置。

如果您需要一些屏幕空间，您可以关闭标尺复选框。

指南

就像标尺一样，参考线有助于正确定位图表的不同形状。您可以从垂直和水平标尺创建任意数量的参考线。要创建参考线，只需从垂直或水平标尺拖动一条线即可。

参考线由线条表示，选择后线条会显得很粗。您只需选择指南并按键盘上的删除键即可删除指南。取消选中“视图”选项卡中的“参考线”复选框可从视图中删除所有参考线。

将形状拖到参考线上将使您能够将形状捕捉到参考线。当形状捕捉到参考线时，它会随着参考线一起移动。

网格不仅有助于对齐绘图中的形状，而且还可以成为重要的测量工具。网格由定义区域的方框组成，可以调整。因此，网格可以帮助您估计形状可能占据的区域，从而使您可以根据需要调整形状的大小。

要打开或关闭网格，只需选中或取消选中“视图”选项卡中的“网格”复选框即可。

您还可以通过调整网格之间的间距来自定义每个网格的大小。为此，请单击“视图”选项卡中“显示”部分右下角的向下小箭头。

这将打开一个标尺和网格对话框，您可以在其中调整参数，例如网格中的细分、水平和垂直间距等。

Microsoft Visio - 使用视觉辅助工具

除了常用的视觉辅助工具（例如标尺、参考线和网格）之外，Visio 还提供了一些其他视觉辅助工具来帮助您更好地组织图表。其中包括自动连接、动态网格和连接点。

自动连接

使用 SmartShapes 的优点之一是能够快速轻松地将形状连接到最喜欢的四种形状。自动连接有助于从前四个形状中快速选择一个形状，并立即建立与新形状的连接。有时，您可能不需要此功能。在这种情况下，您只需从“视图”选项卡的“视觉辅助”部分取消选中“自动连接”复选框即可禁用自动连接功能。

如果取消选中“自动连接”复选框，则在选择形状时不会显示智能形状和连接箭头。

动态网格

当您插入新形状时，动态网格提供相对对齐提示。打开动态网格选项后，您将看到与形状相关的参考线和指示器。

动态网格可以与实际网格结合使用。实际的网格更多的是绝对测量，当精确测量对于决定形状的位置很重要时，应该考虑实际的网格。动态网格更多的是一种相对测量。

在上面的示例中，我们看到打开动态网格可以让我们看到新形状相对于预先存在的形状的相对距离。

连接点

连接点有助于将形状连接到形状表面上的特定点。例如，形状可以沿其周边具有四个连接点，连接器可以连接到这些连接点。打开连接点有助于在定义的连接点处精确连接形状。

连接点可以通过出现在形状各边的绿色方块来识别。如果要直接连接到形状而不是形状上的连接点，请取消选中功能区“视图”选项卡中的“连接点”复选框。

Microsoft Visio - 任务窗格

任务窗格为用户界面提供附加功能。您可以使用任务窗格自定义对象或向对象添加参数。默认情况下存在的“形状”窗格是任务窗格的一个示例。

任务窗格可以浮动或停靠，并且可以根据需要调整大小。除了“形状”任务窗格之外，还有很多其他窗格，可以从功能区“视图”选项卡中的“任务窗格”下拉菜单访问这些窗格。

形状数据窗格

形状数据窗格允许输入其他形状元数据。该元数据是上下文相关的并且取决于所选择的形状。

平移和缩放窗格

平移和缩放窗格允许轻松导航和缩放到绘图的任何部分。平移和缩放的滑块可以轻松精确地放大图表的特定部分。这在处理复杂图表时特别有用。

大小和位置窗格

“大小和位置”窗格允许您更改所选形状的尺寸。这允许设置形状的精确测量。您还可以更改形状的方向角度和要考虑测量的引脚位置。

导航窗格

导航窗格仅在 Office 365 版本的 Visio 中可用。它基本上列出了图表的所有元素，并且可以轻松导航到每个元素。如果图表具有不同的形状并且您想要导航到特定的形状类型，则这尤其有用。在导航窗格中选择形状的名称即可在画布中选择它。

Microsoft Visio - 使用 Windows

在 Visio 中使用多个窗口或文档的多个版本很容易。您可以轻松地在窗口之间切换或并排排列它们以进行比较。窗口重新排列的选项可以在“视图”选项卡的“窗口”部分中找到。

新窗户

新窗口基本上允许创建现有窗口的新副本。新副本不会直接显示模具，但是，可以通过单击“形状”窗格中的“更多形状”箭头来选择它们。

新窗口可以通过窗口标题栏中的数字来识别。在以下示例中，原始文件名为BlkDiagm.vsd。使用“新建窗口”命令创建一个标题栏中带有BlkDiagm: 2 的新窗口。

全部排列

此功能允许您并排排列所有窗口。此功能对于比较两个窗口非常有用，但是，如果您有高分辨率显示器，则可能能够容纳更多并排的窗口。“形状”窗格和其他窗格可以最小化，以留出更多的屏幕空间。

级联

此功能允许层叠窗口以提供打开窗口的整体视图。活动窗口位于前台，非活动窗口位于后台，标题栏可见。级联视图有助于一目了然地了解哪些文档已打开。

Microsoft Visio - 打印图表

要打印绘图，只需转到“文件”菜单并单击“打印”或按键盘快捷键 Ctrl+P。“打印”菜单提供了多个选项，用于选择打印页面的布局以及要将文档发送到的打印机进行打印。

“打印”菜单的右侧显示输出的预览。您可以更改页面方向、页面大小，并仅选择需要打印的页面。

根据您的打印机，您还可以进行彩色或灰度打印。请记住，黑白打印可能无法产生良好的输出。如果您想节省打印机墨水，最好以灰度打印。

Microsoft Visio - 发布为 PDF

Visio 包含多种创建绘图 PDF 的方法，这对于与他人共享非常有用。您可以直接将文档另存为 PDF、打印为 PDF，或直接将绘图作为 PDF 通过电子邮件发送。

另存为 PDF

默认情况下，您可以将绘图另存为 Visio 绘图（.vsd 或 .vsdx），或另存为 PDF，然后可以使用任何免费提供的 PDF 阅读器（例如 Adob​​e Reader）打开该绘图。要另存为 PDF，请转至“文件”菜单，单击“另存为”，然后单击“浏览”。这将打开“另存为”对话框。在另存为类型字段中选择 PDF，将文档另存为 PDF。

打印为 PDF

如果您安装了兼容的软件打印机（例如 Adob​​e PDF 或 Microsoft Print to PDF），您也可以直接打印为 PDF。如果您需要对 PDF 文档进行细粒度控制（例如 PDF 版本或兼容性属性），您可能需要使用此选项。

电子邮件 PDF

您还可以直接将图表通过电子邮件发送给收件人。为此，请转到“文件”菜单，单击“共享”，然后单击“以 PDF 形式发送”。这将在您的默认电子邮件客户端中创建一封新电子邮件，并轻松附加 PDF 文件。只需输入收件人的电子邮件地址即可发送附件。

将图表导出为 JPG 或 GIF

与 PDF 类似，Visio 也可以导出 JPG、GIF、TIFF、PNG 和 Bitmap 等图像格式。导出图像格式在与他人轻松共享绘图或将其放在网页上时非常有用。

要导出绘图，请转到“文件”菜单，单击“另存为”，然后在“另存为类型”字段中从支持的格式列表中进行选择。您可以选择上述任何图形格式。

选择要导出的图形格式后，您将获得一些选项可供选择，具体取决于图形格式的功能。在下面的示例中，我们看到选择 JPEG 文件交换格式会显示许多用于自定义输出的选项。

操作和颜色格式字段中的选项是特定于格式的。您可以将它们大部分保留为默认值。如果您有绘图背景，请将背景颜色设置为白色。根据需要设置质量。您还可以旋转绘图或水平或垂直翻转它。

输出图的分辨率和尺寸可以与屏幕、打印机或源相匹配。您还可以输入自定义分辨率或尺寸。单击“确定”。

使用 HTML 导出到网页

您还可以将绘图导出到可以在网站上托管的网页。Visio 允许自定义网页中的内容。从“文件”菜单转到“另存为”对话框，然后在“另存为类型”字段中选择“网页”。然后，在同一对话框中，单击“发布...”以打开 HTML 发布选项。

您可以选择要发布的图表组件以及要发布的页数。您还可以提供页面标题。

HTML 文件以及包含支持文件的文件夹将在所选位置创建。HTML 文件和文件夹都链接在一起。

使用 SmartShapes 创建图层

添加 SmartShapes 会自动创建图层。图层基本上是叠加层，可以单独定制并打开或关闭。图中的每个形状和连接器形成一个层，其属性可以自定义。

要了解图表中的图层列表，请在“主页”选项卡的“编辑”部分中，单击“图层”下拉菜单，然后单击“图层属性...”

这将打开“图层属性”对话框，您可以使用该对话框自定义图表中的不同图层。

“图层属性”对话框列出了文档中的不同图层，并允许更改图层的各个属性。

Microsoft Visio - 使用图层

图层会自动分配给形状。但是，Visio 允许根据需要将图层分配给形状。您还可以创建自己的图层。让我们首先创建一个新图层，然后为新图层指定一些形状。

创建一个新层

从“主页”选项卡的“编辑”部分转到“图层”下拉菜单中的“图层属性...”对话框，然后单击“新建...”，为新图层键入名称。

新图层将在“图层属性”对话框中创建，并且最初具有零个形状，因为它们尚未分配。单击“确定”。

将形状指定给图层

形状可以分配给任何层。要将形状分配给图层，请单击图表中的形状或连接器，然后单击“主页”选项卡“编辑”部分的“图层”下拉菜单中的“分配给图层”。

它会打开“图层”对话框，从中可以将形状分配给现有图层或新创建的图层。

请注意，之前创建的新图层现在位于列表中。一个形状也可以分配给多个层。要将形状指定给文档中的所有图层，请单击“全部”，然后单击“确定”。

Microsoft Visio - 图层设置

图层属性对话框允许更改各个图层的属性。它由多个复选框组成，例如“名称”、“#”、“可见”、“打印”、“活动”、“锁定”、“对齐”、“粘合”和“颜色”。

“名称”字段列出了图层的类型，而“#”字段列出了该类型的形状数量。在下面的示例中，我们看到该图中有九个设备形状。

每个图层类型都有一行复选框，可以选择或取消选择。取消选中“可见”复选框会使形状在绘图中不可见。如果选中“打印”复选框，则该形状将与其他形状一起打印。取消选中“打印”复选框将不会打印图层中的形状。

同样，图层可以被激活或锁定。可以操纵活动图层中的形状，而不会影响其他形状或图层。锁定形状时，Visio 会阻止对该形状进行任何更改。您无法拖动形状或更改其内容。如果允许形状捕捉到网格，则将检查“捕捉”和“粘合”。您还可以用颜色来表示图层以便于识别。

当您用颜色表示图层时，属于该图层的形状也会在图表中着色。如果您想将一组形状与另一组形状区分开来，这非常有用。

Microsoft Visio - 主题和样式

主题和样式对于对图表进行设计改造并使其脱颖而出非常有用。Visio 提供了一组可自定义的标准主题和样式。

主题

主题适用于整个图表。主题由一组通常相互融合良好的颜色和效果组成。它们是快速使图表外观优美的好方法。主题还会影响文档的其他部分，例如标题、标题、文本等。

要应用主题，请转到“设计”选项卡，然后从“主题”部分选择一个主题。下拉箭头提供了按主题类型分类的更多选择。单击主题时，图表的所有方面和文档的其他部分都会反映主题设置。

一个主题可以有许多变体，可以从“设计”选项卡的“变体”部分进行选择。

风格

样式与主题不同，它们适用于选定的形状或一组形状。样式有助于自定义特定样式的各个方面。

要更改形状的样式，请从“主页”选项卡中选择该形状，然后从“形状样式”部分中选择一种样式。样式可以应用于图表中的形状元素以及单个文本框。您可以选择多个形状以将样式一起应用到所有形状。

。

当您在将样式应用到形状后更改主题时，该形状将采用主题的特征，但仍与其他形状不同。当然，即使应用主题后，您也可以继续自定义样式。

应用主题颜色和效果

主题对于自定义文档的外观非常有用。Visio 更进一步，允许自行自定义主题。

主题带有可以根据需要进一步定制的变体。可以从“设计”选项卡的“变体”部分访问主题变体。您可以使用库存变体或单击下拉菜单来自定义许多其他方面。

在“颜色”菜单中，您会发现有多种颜色组合可供选择。

“效果”菜单显示了一些可以应用于所选形状的效果。

您还可以从一系列连接器中进行选择。

阻止主题影响形状

有时，有必要防止主题影响一个形状或一组形状，特别是当它们具有必须以特定方式呈现的重要信息时。Visio 允许保护形状，从而防止任何主题更改影响形状的预期设计。

要启用对形状的保护，请单击一个形状或一组形状。转到功能区中的“开发人员”选项卡，单击“形状设计”部分中的“保护”。（注意- 您可能需要首先通过自定义功能区启用“开发人员”选项卡）。

这将打开“保护”对话框，允许选择要保护形状的哪些组件不被覆盖。

我们现在将重点保护形状的主题。因此，请选中“文本”、“格式”、“从主题颜色”、“从主题效果”、“从主题字体”以及最后的“从主题索引”复选框。单击“确定”。

如果您现在从“设计”选项卡中选择任何主题，您会注意到受保护的形状不受主题更改的影响。

要撤消更改，只需再次转到“保护”对话框，单击“无”，最后单击“确定”。

主题的自定义配色方案

Visio 提供了精选的主题和变体，几乎可以满足任何需求。但是，有时您可能需要创建反映您的组织的特定配色方案。

为此，请从“设计”选项卡中选择一个主题，然后从“变体”部分中选择与您想要创建的内容密切匹配的变体。然后，在“变体”部分的“颜色”菜单中，单击“创建新主题颜色...”

在“新主题颜色”对话框中，在“名称”字段中为主题指定名称。有 5 种强调色可供定制。根据您要自定义的颜色，为每种强调色选择一种颜色。单击“应用”可查看效果预览。对配色方案感到满意后，单击“确定”保存配色方案。

新的配色方案可以在“颜色”菜单的“自定义”部分中找到。您始终可以通过右键单击自定义方案并单击编辑来编辑此配色方案。

Microsoft Visio - 使用组织结构图

组织结构图是描述组织层次结构的好方法。Visio 提供现成的模板来帮助您开始创建组织结构图。在接下来的系列章节中，我们将学习创建和使用组织结构图的不同方面。

使用组织结构图模板

最简单的入门方法是使用内置的组织结构图模板并在此基础上进行构建。在 Visio 2016 中，可以通过转到“新建”菜单找到组织结构图模板。单击“主页”按钮，单击“新建”并选择“模板”选项卡。在模板选项卡中，转到业务类别并单击组织结构图。

它将打开一个对话框，您可以在其中选择要以公制或美制单位创建的图表。选择您喜欢的单位，然后单击“创建”以在新图表中加载组织结构图形状。

插入顶级执行形状

创建图表后，您会注意到功能区有一个新的组织图表选项卡，其中列出了您可以使用的形状样式。

“形状”窗格包含组织结构图中使用所需的所有形状。形状根据在功能区的“组织结构图”选项卡中选择的形状样式而变化。在此示例中，当前选择的形状样式为“腰带”。

要插入顶级形状，请将 Executive Belt 形状拖到画布上并将其与页面中心对齐。

插入管理器子形状

一旦创建了顶级主管形状，就可以轻松创建经理子形状。Executive Belt 形状不会提供 SmartShapes，因为这是一个具有定义位置的分层图表。

要插入经理，只需将经理腰带形状拖到行政腰带形状上即可。您会注意到 Visio 会自动连接这两个形状。您可以将更多经理腰带形状添加到行政腰带形状上，Visio 将自动连接、间隔和对齐所有形状。

然后，您可以通过放大并双击形状来激活文本框，将详细信息输入到形状中。与行政腰带形状不同，经理形状将提供使用 SmartShapes 的选择。

Microsoft Visio - 从属布局

我们可以继续在之前创建的组织结构图的基础上进行构建。根据组织层次结构，可以将相应的形状添加到现有形状中。然后，Visio 将自动创建连接并对齐图表中的新形状。

添加位置腰带

职位带用于表示高管手下的职位。在以下示例中，已将多个位置带添加到三个管理器子形状中的每一个中。要添加仓位形状，只需将仓位带形状从“形状”窗格拖到任何管理器子形状上即可。Visio 自动创建位置带形状并将其连接到上面的管理器形状。

添加空缺腰带

在一个组织中，并非所有职位都总是满员。将会有一些空缺职位需要填补。您可以通过将职位空缺带形状拖到任何管理形状上来指示职位空缺。空位形状与其他形状不同，很容易识别。

添加顾问和秘书形状

同样，您还可以将顾问和助理形状添加到组织结构图中。在以下示例中，CTO 中添加了一名顾问，CEO 中添加了一名助理。将“顾问”形状拖到“CTO”形状的顶部，将“助理”形状拖到“CEO”的顶部。Visio 将自动调整形状之间的间距和连接。

Microsoft Visio - 团队成员重新排序

可能需要在组织结构图中重新排列团队成员的顺序。形状可以移动到左侧和右侧或顶部和底部，具体取决于您希望它们的排序方式。由于这是一个组织结构图，因此功能区中将有一个组织结构图选项卡。单击该选项卡，然后在“排列”部分中单击“移动”命令中的任一箭头。

根据图形在绘图中的位置，左右移动也可能意味着上下移动。当您移动形状时，所有子形状也会随之移动。在以下示例中，COO 形状向右移动，其下方的所有位置也随之移动。

将团队框架添加到图表中

团队框架有助于表示从事共同项目的不同团队的成员。要添加团队框架，请将团队框架形状从“形状”窗格拖到要包括的团队上。

团队框架可以沿着其手柄进行调整，以容纳所需数量的成员。团队框架边框线和标签可以根据需要设置格式。要格式化团队框架边框，请单击团队框架并转到“主页”选项卡，然后在“形状样式”部分中选择所需的形状格式。

Microsoft Visio - 创建报表指示器

虚线报告有助于识别向多人报告的各个团队成员。要添加虚线，请将虚线报表形状从“形状”窗格拖到画布上。

您将看到虚线有两个端点。将其中一个端点拖动到第一个形状，将另一个端点拖动到另一个形状，以创建一条虚线，指示团队成员向多个位置报告。

创建三个和多个位置的 SmartShape

虽然您可以通过从“形状”窗格中拖动所需的形状来创建单个形状，但 Visio 有助于一次性创建多个形状。添加在一起的所有形状将自动连接和对齐。

创建三位 SmartShape

要创建三位置 SmartShape，请将三位置形状拖动到任何更高的管理器形状上。

这将在较高形状的正下方创建三个形状。您会注意到这些形状可能会溢出到下一页。可以通过单击“组织结构图”选项卡的“布局”部分中的“重新布局”按钮来纠正此问题。

创建多位置 SmartShape

与三位置 SmartShape 类似，Visio 还有助于创建多位置 SmartShape，您可以在其中选择任意多个位置。要创建多位置 SmartShape，请单击“多个形状”并将其从“形状”窗格拖到画布上的选定形状上。

它会打开“添加多个形状”对话框，您可以在其中选择形状类型和要添加的形状数量。单击“确定”将形状添加到所选形状。

Microsoft Visio - 添加高管图片

您可以将图片添加到组织结构图中的不同级别，以使其更具视觉吸引力。要添加主管图片，请双击形状将其放大，然后单击形状内的图片字段。

然后单击“插入”按钮选择要添加到形状中的图片。要防止图像显示在形状中，请单击“显示/隐藏”按钮。

添加图像后，您可以使用常用的图片格式化工具来调整亮度和对比度或裁剪图像。

如果您想自动将主管图片导入到各自的层次结构中，只需确保主管图片的文件名与形状中的名称匹配即可。然后导入整个文件夹，Visio将自动