SharePoint - 附加列表功能

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SharePoint 提供了许多列表功能。它提供列表数据的存储、自定义列表模式的能力以及查看、添加、编辑和删除列表项等的能力。还有更多可用的功能，例如在列表数据上创建视图、在两者上进行简单验证字段和列表级别、内容审批、项目版本控制等。

意见

让我们开始使用列表数据上的视图。在这里，我们回到了作者列表，正如您所注意到的，我们只添加了四个项目。只有四个项目，从数据中获取我们需要的任何信息并不困难。

随着项目数量的增加，比如从 4 个增加到 50 个，再到 100 个，甚至可能达到 500 个，仅仅浏览列表并快速获取我们需要的信息变得越来越困难。为了解决这个问题，SharePoint 允许您在列表上创建多个视图，以便我们可以过滤掉不需要的信息，例如 -

• 我们可以对字段值进行排序。
• 我们可以对信息进行分组。
• 我们可以得到总数。
• 我们还可以有不同的方式来呈现信息。

对于大多数列表，当您创建它们时，默认情况下您会获得一个视图。它称为“所有项目视图”，这就是我们在上面给出的示例中看到的视图。

现在让我们看看如何创建自定义视图。正如创建列表架构一样，SharePoint 为我们提供了几种不同的方法来创建视图。一种方法是从现有视图开始并更改不同列的排序和过滤。我们可以按照您希望的方式获取数据，然后将其保存为新视图。

您会注意到，如果我们转到其他列标题，大多数列标题都会为我们提供一个小下拉菜单，我们可以访问如下所示的薪资/费率标题。

转到另一个列标题 - Bio。它没有下拉列表，因为它包含多行文本。其他列都有此选项。它使我们能够对信息进行排序或过滤。

让我们在此处创建一个仅显示员工的过滤器。

添加该过滤器后，请注意列标题​​中有一个小图标，表明这些字段值已被过滤。让我们按降序排列。

现在我们有了一个新的数据视图，即降序视图。

现在过滤和排序不再保留。因此，我们需要保存降序视图以供将来使用。

如果我们只是导航回作者列表，那么我们将看到所有项目。如果我们想要一个仅包含员工的视图，并按薪资/费率降序排序，请单击“保存此视图”选项。

我们将此视图称为“员工”视图。从给出的选项中选择此视图是否应对所有用户可用或仅对我可用。单击“保存”。

现在我们有两个不同的视图，“所有项目”视图和“员工”视图，我们可以使用列表视图顶部的链接在这些视图之间切换，如下面的屏幕截图所示。

验证

我们将向 SharePoint 列表中的字段和项目添加简单的验证规则。现在，当我们创建作者列表时，我们使用不同字段类型的属性添加了一些验证规则。

从作者列表中单击“新项目” 。现在，单击“保存”。

当您单击“保存”时，您将收到两个错误。这是因为我们已指出“姓名”和“薪水/费率”是必填字段。

输入姓名和薪资/费率，分别为 Aamir Jameel 和 1500。单击“保存”。

正如您所看到的，我们仍然存在“薪水/费率”方面的问题，因为当我们创建该字段时，我们指定其值应在 0 到 1000 之间，而 1500 不满足该要求。单击“取消”。

转到功能区上的“列表”选项卡，然后单击“列表设置”。单击名称。正如您在下面给出的屏幕截图中看到的，它是必填字段，

现在返回，单击“薪水/费率”，然后向下滚动。您将看到它也是必填字段。

这里我们还设置了值的有效范围。因此，如果字段类型具有这些属性就很好，但如果没有这些属性该怎么办？好吧，我们可以添加一些简单的自定义验证。因此，如果我们向下滚动到底部，您可以看到有一个用于列验证的区域。让我们扩展一下。这里我们可以指定一个公式，然后如果用户输入的值不满足该公式则给出一条消息。

如果您不熟悉在 SharePoint 中构建公式，可以使用一个链接来帮助您了解如何执行此操作。

现在我们要添加的验证是，如果您不是员工，那么您的薪资/费率表示您的每小时费率，我们想说费率的最大值为 50.00 美元。因此，在这里，验证取决于“员工”字段和“薪水/费率”字段的值。因此，我们不是将验证添加到这些字段中的任何一个，而是将其添加到项目中，然后我们指示项目验证的方式是转到“列表设置”。

单击“验证设置”并设置公式，如下所示。

所以条件很简单，首先，你是员工吗？因此，如果您是一名员工，那么我们已经将工资值的有效范围设置在 0 到 1000 之间。因此，仅返回 True 值。如果您不是员工，那么我们将检查薪资/费率是否小于或等于 50。

如果此公式返回 True，则该项目被视为有效。如果返回 false，则无效。最后，我们添加错误消息“贡献者的最高费率为 50 美元”。

这样就完成了验证设置。单击“保存”。

现在返回作者列表并添加一个新项目。我们将其命名为 Test，选中 Employee 复选框（因为我们正在测试员工），输入 Salary/Rate 为 800，然后单击 Save。

数据已保存。没有错误。现在让我们输入不同的条件。转到作者列表。我们将其命名为测试 2。

现在不要选择“员工”复选框，因为现在我们假设该人是贡献者。输入薪资/费率为 800，然后单击“保存”。

您将看到一条错误消息。因此，让我们将薪资/费率更改为有效值。

在工资/费率字段中输入 40。

单击“保存”。

您将看到数据已正确保存并在列表中更新，如以下屏幕截图所示。

查找字段

我们将看看列表关系和查找字段。我们将创建一个新列表来保存有关课程的信息。

步骤 1 - 转到网站内容→“添加应用程序”→自定义列表。

步骤 2 - 指定列表课程，然后单击创建。打开课程列表。只有一列称为“标题”，它代表课程的标题。

步骤 3 - 创建第二列，其中包含作者的姓名。转到功能区上的列表。单击“创建列”。

步骤 4 - 将此列命名为Author。我们可以只用一行文本供用户输入作者姓名。但是，我们已经在作者列表中包含了作者姓名，因此我们将向用户显示一个下拉列表，他们可以在其中选择作者。因此，我们将创建一个查找字段，而不是创建单行文本字段。

步骤 5 - 接下来，我们需要指定要向用户显示列表中的哪个字段。SharePoint默认设置了适当的值，但如果我们想更改列表，我们可以从下拉列表中选择。完成后，单击“确定”。

步骤 6 - 本课程是 SharePoint 教程，您可以看到我们有一个作者下拉列表。

列表数据存储

列表的数据存储在行和列中。对于每个内容数据库，都有一个表，用于存储列表数据。您可以将这些列表关联在一起，强制关系完整性并进行验证。

人们常常认为关系数据库的许多功能都与列表一起存在，并且一组列表几乎就像关系数据库，但事实并非如此。

您需要将列表视为一组 Excel 工作表，其中您可以将一个工作表与另一个工作表链接，并且可以通过一些简单的表单对列或单元格强制进行验证。因此，SharePoint 中的一组列表不像关系数据库。