帕累托图工具

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介绍

设置优先级是组织的主要管理职能之一。如果管理者不优先考虑他们的任务和组织目标，组织就会走向错误的方向并最终崩溃。

因此，管理层需要确定其任务的优先顺序，并重点关注对组织产生重大影响的优先事项。

帕累托图工具是管理层在确定确定优先级所需的事实时可以使用的最有效的工具之一。帕累托图以有组织且相对的方式清楚地说明了信息。

这样，管理层就可以找出问题的相对重要性或问题的原因。在确定问题原因的优先顺序时，可以将帕累托图与因果图一起使用。

创建帕累托图后，它会向您显示重要性从最高到最低的垂直条形图。每个参数的重要性是通过频率、时间、成本等几个因素来衡量的。

帕累托法则

帕累托图是根据帕累托原理创建的。该原则表明，当许多因素影响某种情况时，较少的因素将产生最大的影响。

这与您可能听说过的 80/20 理论几乎相同。它说 80% 的影响是由 20% 的原因造成的。

实际重要性

当一个团队在一个大型而复杂的项目中一起工作时，理解某些问题的重要性可能相当棘手。帕累托图可以向团队展示一些真正最重要的重要事情。

大多数团队随着时间的推移使用帕累托图来确定建议的解决方案是否真正解决了问题。如果解决方案有效，则所识别因素的相对重要性应随​​着时间的推移而减小。

创建帕累托图

步骤1

首先，列出您需要比较的所有内容。这可以是问题、项目的列表或问题原因的列表。

第2步

确定比较清单项目的标准措施。您需要考虑组织目标和当前趋势才能确定措施。一些措施是：

• 频率- 发生的频率（错误、投诉、并发症等）

• 成本- 有多少资源正在被利用或受到影响

• 时间——需要多长时间

步骤3

选择数据收集过程的时间范围。

步骤4

现在，我们用收集的数据做一些简单的数学计算。获取每个列表项（或原因）并根据所选的测量记录它。然后，确定其在上下文和所有项目出现中的百分比。

例如，如果项目列表包含迟到办公室的原因，则统计表将如下所示。

步骤5

现在，重新排列列表并按降序列出项目。在我们的示例中，按出现次数从最多到最少的顺序列出。然后，记录从顶部项目移动到底部项目时的累积百分比。

请参考以下示例：

步骤6

创建条形图。列表项应沿“Y”轴从最高到最低显示。左纵轴应该是您选择的度量。

在我们的示例中，它应该是出现的次数。选择右侧纵​​轴作为累积百分比。每个项目都应该有一个栏。

步骤7

现在，绘制累积百分比的折线图。线条的第一个点应位于第一个条的顶部。您可以使用 Microsoft Excel 等电子表格软件执行此步骤。

它提供了许多用于创建和分析图表的工具。现在，你应该有这样的东西。

步骤8

分析你的图表。您现在需要确定似乎影响最大的项目。识别图表中的断点（快速变化）（参考红色圆圈）。

如果没有断点，请考虑具有 50% 或更多影响的原因/项目。在我们的示例中，有一个可见的断点。

断点前有两个原因，道路交通和工作到深夜。因此，对我们的问题影响最大的两个原因是道路交通和工作到深夜。

结论

当在适当的环境中使用帕累托图时，帕累托图会非常有用。这有助于管理层确定任务、风险、活动和原因的优先顺序。

因此，在进行日常优先级排序时，应尽可能多地使用帕累托图。