Excel 仪表板 - 构建仪表板

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在前面的章节中，您已经了解了在设置仪表板时非常方便的各种 Excel 功能。在本章中，您将学习如何构建仪表板，即安装仪表板所需的步骤。您还将了解有关仪表板的注意事项。

由于任何仪表板都是基于受众最感兴趣的特定意图，因此仪表板组件和仪表板布局因情况而异。

前期准备

构建仪表板的第一步是初始准备。花一些时间理解以下内容 -

• 为什么需要仪表板？- 该仪表板是用于特定任务（例如显示项目的状态），还是需要实现更广泛的目标（例如衡量业务绩效）？了解为什么要构建仪表板将指导您进行设计。

• 仪表板的用途是什么？− 您的仪表板应仅突出显示增加价值的数据。您应该了解所需的数据。除此之外的任何东西都是不必要的。

• 数据来源是什么？− 您应该了解数据来自何处。它可以只是一个 Excel 工作表，也可以通过从各种动态数据源到 Excel 工作簿的数据连接。

• 仪表板的受众是谁？− 是针对经理、高管、利益相关者、外部供应商还是普通受众？了解他们的要求和偏好，例如他们需要花多少时间查看仪表板、他们期望的详细程度以及他们希望如何消化信息。例如，在选择图表类型时，了解受众可以帮助您决定是必须显示值之间的关系还是必须进行具体比较。

• 仪表板需要静态还是动态？− 仪表板是否可以定期（例如每周或每月）更新，或者是否需要更新以不断简化后端发生的数据更改？此选择将改变您构建仪表板的方式。

• 仪表板是否需要只是一个显示器，还是可以交互？− 仪表板是否可以具有只读访问权限，或者您是否必须提供交互式控件/功能，以使某些人能够根据需要探索数据？此选择还将改变您构建仪表板的方式。

获得这些问题的答案后，请确定您需要和不需要哪些 Excel 功能。这是因为您的目标和专业知识是制作适合目标的有效仪表板。

接下来，确定仪表板的组件。这些可以是文本、表格、图表、交互式控件等。使用这些组件决定仪表板布局。

在 PowerPoint 幻灯片上模拟您的 Excel 仪表板。为每个组件绘制方框以了解布局并添加要包含的组件的快速草图。您也可以在一张纸上执行此操作。在开始处理实际的仪表板之前，请获得管理层和/或主要受众对此模型的批准。这将节省返工时间。但是，当仪表板投入使用并且您收到反馈时，您很可能需要对仪表板进行一些更改调整。但是，经过批准的仪表板模型对于您的工作来说是一个真正好的开始。

组织 Excel 仪表板的数据源

在 Excel 中构建仪表板之前，您需要组织数据源。在 Excel 中，这可以通过多种方式实现 -

• 如果数据只是 Excel 表，请从将更新数据的工作簿中建立到工作簿的链接。

• 如果数据来自多个 Excel 表，或者来自多个数据源，那么在工作簿中构建数据模型是一个不错的选择。

您可以定期将数据导入工作簿，也可以建立数据连接，以便根据仪表板是静态还是动态来在数据更新时刷新数据。

设置 Excel 仪表板工作簿

组织好数据后，您需要构建工作簿。在工作簿中插入两到三个工作表 - 一张工作表用于仪表板，一到两个工作表用于数据（数据或数据透视表/数据透视图或 Power View 报表，您可以隐藏它们）。这将帮助您组织和维护 Excel 工作簿。

为 Excel 仪表板准备数据

根据您的选择，即您对初始准备步骤中问题的答案，准备 Excel 仪表板的数据。数据可以是以下任何一个 -

• 数据分析结果
• 数据探索的结果
• 对输入数据进行计算所得的数据
• 来自数据透视表或 PowerPivot 表的数据汇总

选择仪表板组件

您已经了解了可以在仪表板中使用的各种 Excel 功能。根据您对当前仪表板的要求，为仪表板组件选择以下任一 Excel 功能。

• 表格
• 迷你图
• 条件格式。
• 图表
• 切片机
• 互动控制
• 数据透视表
• 数据透视图
• PowerPivot 表
• PowerPivot 图表
• 电源视图报告
• 关键绩效指标

选择仪表板组件将帮助您与批准的仪表板模型布局保持一致。

标识静态和动态组件以及要为切片器分组的组件（如果有）。

识别仪表板中要突出显示的部分

确定仪表板中需要立即关注的部分，例如完成百分比或当前状态。您可以使用更大的字体和醒目的字体和字体颜色。

决定您想要在仪表板中加入多少颜色。该决定可以基于仪表板的受众。如果仪表板供高管和/或经理使用，请选择影响所显示结果的可视化效果的颜色。您可以添加仪表板背景颜色以使仪表板组件突出。您可以对相似的图表或相关结果使用相同的颜色代码。您也可以使用条件格式。

仔细选择仪表板的突出显示部分使其有效。

构建仪表板

这是创建 Excel 仪表板的关键也是最后一步。此步骤涉及组装仪表板组件，您可以使用 Excel 相机高效且有效地完成这些组件。您将在下一节中学习如何使用 Excel 相机。

仪表板组件组装完毕后，进行最后的润色 -

• 为仪表板指定标题。
• 合并时间戳。
• 如果需要，请包含版权信息。

在接下来的几章中，您将根据一些示例学习如何使用这些步骤创建仪表板。除了一些共性之外，仪表板没有通用的规则或布局。这一切都取决于您的要求。您的目标是制作一个有效的仪表板。

使用 Excel 相机

Excel 相机可帮助您从工作表中捕获快照并将它们放置在不同的工作表中。例如，您可以在工作表上捕获具有条件格式的表格并将其放置在仪表板上。每当数据更新时，仪表板都会刷新以显示更改的数据。

您可以将 Excel 相机作为快速访问栏的一部分，如下所示 -

• 右键单击快速访问工具栏上的小箭头。
• 单击“自定义快速访问工具栏”列表中的“更多命令”。

出现 Excel 选项对话框。

• 单击快速访问工具栏。
• 在“选择命令来源”下选择“所有命令”。
• 单击命令列表中的相机。

• 单击添加»按钮。相机出现在右侧列表中。

• 单击“确定”按钮。相机图标出现在工作簿的快速访问工具栏上。

您可以按如下方式使用 Excel 相机 -

• 选择要捕获的单元格范围。

• 单击快速访问工具栏上的相机。

单元格范围带有虚线边框。

• 单击要放置捕获区域的工作表。它可以是您的仪表板表。

• 单击您想要放置它的位置。

捕获的区域出现在该点。

每当您对原始数据进行更改时，更改都会反映在仪表板中。

Excel 仪表板上的日期和时间戳

您可以在仪表板上添加日期或日期和时间戳以显示数据上次更新的时间。您可以使用 Excel 函数 TODAY () 和 NOW () 来完成此操作。

要合并日期戳，请在数据工作表上要放置日期戳的单元格中输入 =TODAY ()。

每当工作簿更新时，这都会显示当前日期。

• 确保您输入 TODAY () 函数的单元格已格式化为您要显示的日期格式。

• 用相机捕获显示并将其放置在仪表板上。

仪表板上的日期将反映工作簿上次更新的日期。

您可以使用 NOW () 函数以类似的方式将日期和时间戳合并到仪表板上。

• 在数据工作表上要放置日期和时间戳的单元格中输入 = NOW ()。

• 确保日期和时间的格式正确。
• 用相机捕获显示并将其放置在仪表板上。

日期和时间戳将合并在仪表板上，并将反映工作簿上次更新的日期和时间。

测试、采样和增强仪表板

您需要测试仪表板以确保其准确显示数据。

• 在各种可能的场景中对其进行测试。
• 测试精确更新（静态或动态，视情况而定）。
• 测试交互式控件（如果有）。
• 测试外观和感觉。

您可能需要进行一些试运行才能确保仪表板符合您的要求。

下一步是让样本受众（尤其是那些批准您的模型仪表板的人）对仪表板进行评估。由于他们将使用仪表板，因此他们无疑会对其使用和有效性提出意见。此反馈可帮助您确保仪表板有效。请随时寻求反馈。

收到反馈后，请通过所需的更改（如果有）对其进行增强。您的 Excel 仪表板已可供使用。

共享仪表板

您需要向目标受众提供 Excel 仪表板。您可以通过多种方式做到这一点。

• 邮寄Excel仪表板工作簿（您必须隐藏仪表板工作表以外的工作表。您也可以保护工作簿。）。

• 将 Excel 仪表板工作簿保存在共享网络驱动器上。

• 在线共享仪表板。

如果 Excel 仪表板是静态的，您可以邮寄它，但如果它是动态的或具有交互式控件，那么它应该有到后端数据的连接，因此需要在线共享。

您可以使用以下任何选项在线共享 Excel 仪表板 -

• 微软 OneDrive。

  • 通过您的 Windows Live 帐户，您将可以访问 OneDrive，您可以在其中发布和共享文档。

• 新的微软 Office 在线版。

• 微软SharePoint。

您还可以将 Excel 工作簿文件另存为 Acrobat Reader 文件 (.pdf) 并将其发布到 Web。但是，此选项仅适用于静态仪表板。

有效 Excel 仪表板的技巧

为了使 Excel 仪表板有效，您需要做某些事情并避免某些事情。有效的 Excel 仪表板的一些技巧如下：

• 把事情简单化。

  • 简单、易于理解的仪表板比花哨的仪表板更有效。请记住，需要强调的是数据。

  • Glenna Shaw 认为，您需要在仪表板足够有吸引力以吸引受众兴趣之间取得平衡，但又不能太程式化以致掩盖所显示的信息。

  • 最好避免 3D 效果、渐变、额外的形状和不必要的小工具。

  • 如果您可以使用条件格式或迷你图来实现强调显示，那么更喜欢使用表格而不是图表。

• 使用 Excel 条件格式。

  • 使用 Excel 条件格式，它提供了多个选项来根据表中的值自动更新。

• 选择适当的图表类型。

  • 请记住，使用图表类型没有一般规则。有时，传统的图表类型（如柱形图、条形图、圆环图等）比正在出现的复杂图表更能传达信息。

  • 您可以使用 Excel 推荐图表命令来初步评估合适的图表类型。

  • 由于您可以使用单个 Excel 命令更改图表类型 - 更改图表类型，因此您可以尝试可视化显示并选择适当的图表。

• 使用交互式控件。

  • 使用滚动条、选项（单选）按钮和复选框等交互式控件，帮助用户轻松有效地可视化数据的不同方面。

• 使用 Excel 数据模型处理大数据。

  • 如果您拥有来自各种数据源的大型数据集，则最好使用 Excel 数据模型，它可以通过内存优化处理数千行数据，并且可以通过关系对数据表进行分组。

• 选择合适的颜色。

  • 选择颜色时要小心。公正地使用颜色以提供足够的影响，但不要超越其目的。此外，如果观众可能有色盲，请避免使用红色和绿色。在这种情况下，虽然交通灯符号对于显示的数据听起来很有效，但它们并不适合仪表板。请改用灰度。

• 使用切片机。

  • 切片器比下拉列表更有效，因为它们具有视觉冲击力。

  • 您可以对图表、数据透视表、数据透视图进行分组以使用通用切片器。

• 将 Excel 仪表板组件分组在一起。

  • 您可以通过插入形状（例如矩形）并将可分组的仪表板组件放置在该形状的顶部来为仪表板添加视觉趣味。例如，如果您使用通用切片器，则可以对共享该切片器的所有仪表板组件进行分组。

• 使用 Excel 数据层次结构。

  • 如果您的数据具有固有的数据层次结构，请在数据模型中定义它们，并使用它们以交互方式向上钻取和向下钻取数据。

• 避免仪表板布局拥挤。

  • 请记住，显示过多的信息会使观众不知所措，并无法集中注意力于实际目的。

  • 如果可以的话，不要在仪表板中包含任何数据或图表。

  • 这是测试仪表板时的一个重要检查点。评估每个仪表板组件是否必要且充分。

  • 仪表板组件和布局应支持仪表板的单一用途。