文件的组成和功能

文件可以分为两部分，即 -注释和通信。这两个都被放入一个文件中；然而，它们的放置位置有所不同。笔记通常分别放在左侧，信件则放在右侧。

注释包含记录在正在考虑的文件和新收据上的记录。同样，信件包含所有传入和传出的官方通信详细信息。

在以下两种情况下会出现零件文件的必要性。

必须尽快将零件文件与主文件合并并删除重复的文件。如果有多个零件文件，每个零件应单独编号。处理这些文件的人应该维护描述他打开的所有文件的列表。

它包含不被视为主文件一部分的所有其他信息。其中一些案例是 -

主文件由收集封面中收集的必要材料组成。收藏封面上的大多数物品都具有暂时的重要性。

在记录时，部门经理有责任删除所有失去价值的文件。更重要的是，藏品必须留在其所属的部门内。

文件的功能

每个部门/部门/单位都必须有一个档案登记册。一般以附录一的形式维护，供综合商店部门用于印刷、库存、发行等。每个部门的需求可能不一样，因此每个文件的页数也不同。部门。它们作为永久记录保存。

文件的寄存器填充了打开时分配给它的编号和主题。登记册将列出全年打开的所有文件的详细信息。如果页面按年份分配，则将在其中进行下一年的条目，否则将打开一个单独的新文件寄存器。

文件中的条目仅用蓝色墨水填写。确保所有条目均正确填写，并尽可能避免删除或覆盖。为了避免滥用，该文件由相应部门或部门的初级职员保存。

对于每个新主题，都会创建一个单独的文件。有时文件变得过于笼统或庞大。在这种情况下，涉及不同方面的文件被注入其中，使得文件变得更短，但这阻碍了工作的顺利进行。

在上一章中，我们讨论了新文件是为每个部门单独注册的，以供一般应用，但它们的分类是根据其学科类型进行的。如果主题是主要主题，它将被称为标准标题，进一步分类将导致副标题。

在文件注册过程中，将准备按字母顺序排列的内容列表。这将指示标准标题、副标题以及分配给它们的页面。这使得这些文件在需要时可以轻松追踪。

每年年初，该清单都会通过适当的检查进行更新。年复一年，主要科目始终保持相同的标准。如果有必要，经部门主管许可，任何新标题都可以添加到该列表中。

打开新文件要经过一系列过程。初始工作从选择将在其下打开的标准标题开始。然后，起始手将为新主题添加合适的标题，并编码一个数字。这个数字只不过是在文件寄存器中找到的序列号。

文件的标题可以让您一睹文件的主题，并尝试使用一些单词的组合来制作。第一个单词表示打开文件所用的主题名称。其余的文字描述了标题的描述性部分。

例如，如果主主题名称是“组织（招聘和服务条件）规则”，则在其下打开的文件名称可以命名为“组织（招聘和服务条件）规则-授权施加”惩罚'。

正确命名的目的是为了让读者对主题有一个正确的想法，并使其在其他内容中易于追踪。其批准由部门负责人在开业前完成。受试者数量与档案寄存器中显示的数量完全相同。

文件的编号是起始年份、用于识别部门/部分/单位的首字母、“标准标题”编号和文件序列号的组合。

如果我们要打开的文件是策略文件，则它的“标准标题”后应带有字母“(P)”。单独的文件包含因政策决定而采取的例行行动或处理的事项。

这些文件的处理和归档与该文件的引用所属年份无关。对于每个文件，笔记和信件的数量限制为 150。如果数量超过该数量，则会打开一个具有相同编号但卷号不同的新文件。目前，先前的文件将被重命名为Vol-I，并且应在为先前和以后的参考文献提供的空间中引用该文件。

如果文件是会期文件，则该文件将在该届会期满后关闭，委员会的情况也是如此，文件在委员会任期结束后关闭。在所有上述情况下，无论文件的页数是150页还是更少，都将终止文件。