办公室备案程序 - 简介

办公归档程序是一套明确定义的、全组织遵循的文件和重要文件归档惯例。一般来说，这些是对所有员工的指示，说明在某些情况（可能或不太可能）的情况下应采取哪些行动。办公室归档程序可以包括员工职位描述、工作场所礼仪以及某些保密协议。

编写办公程序并正确归档的责任通常由办公室经理或公司所有者承担。以下章节是为那些开始在依赖文档的部门（如会计、一般或办公室管理和人力资源）工作的专业人士而设计的。他们可以了解如何以何种方式归档哪个文档。

办公室介绍

根据程序的广泛可达性或应用范围，某些程序归档可以为整个办公室完成，而其他程序归档可以为个人或同一办公室内的共同工作部门完成。

正式备案的定义

大多数情况下，设计错误的文档可能会在组织的工作部门之间传播大量的沟通不畅和差异。有时，会出现没有提及明确程序的情况。通常，可能没有一套关于如何处理走进办公室并向经理发泄愤怒的顾客的说明。然而，这些场景应该稍后记录并归档。

例如，在与特定客户打交道后，公司所有者或经理可能会提交一份协议，其中包括通知直接主管，提供申诉表，并礼貌而坚定地要求客户保持冷静，以便解决问题。

许多官方文件都遵循一定的方法来归档文件，该方法被认为是信息归档的通用标准。在这种情况下，会使用一些具有非常特定含义的特殊词语。其中一些单词及其定义如下 -

通讯附录

“通信附录”一词是指文件中提到或提及的书面通信的冗长附件。这部分通常作为对应部分添加到文档的末尾，这样就不会妨碍文档的顺利阅读。

注释附录

术语“注释附录”是指对文档中所提供的有关所讨论问题的不同方面的信息的所有详细信息的冗长总结。这些细节可能会淡化要点或使主要信息变得不必要的冗长。

部门经理

部门经理（即同等级别的助理经理）负责监督整个部门，并有权在信息发送和业务流程维护方面行使权力和控制权。工作由他负责的部门负责。

案件

案例是指包含当前正在考虑或提交的所有重要文件的文件。它还提到了所有可以用作原始文档的伴奏的不同论文和书籍，以用作补充研究、阅读或参考。

复出案例

复出案例用于定义需要进一步重新检查和起草的文件或报告，因为原始文件被发现不完整或有错误。这也是对当前问题的总结。

一致

信函是从组织发送的和从不同各方收到的所有通信的全面而详细的收集。通信可用于包括所有三种类型的通信，即官方通信、半官方通信和非官方通信。

当前文件

当前文件是当前正在进行详细输入或修改的文件。它与卷土重来的情况不同，它是一份新起草的文件，而不是正在修改和返工的文件。

发牌手

交易手可以指任何官员，例如初级职员、高级职员、行政助理等，他们可以负责初步检查和记录案件。

半官方信函

半官方通信是指两名管理者之间或一个组织与公众之间发生的通信，不遵循通常的通信协议，而是为了获取公众对产品或服务的意见。

部门经理

部门经理是在经理缺席时可以行使与经理同等职级的权力的人，并负责其负责的部门的顺利运作。

立案

记录是在文件的笔记区域中输入序列号的操作。这样做是为了以后可以通过标记或识别号轻松识别该文件。

草稿

草案是指当前正在准备的文件的粗略副本。“起草”一词在公司中使用时，通常意味着由经理的所有笔记或命令组成的正式通讯。这些草稿通常会保留以供反馈和审查。

文件

文件是指关于特定主题的论文集，可以通过特定的序列号或文件号进行识别，并具有许多通信注释和通信附录。

归档

归档是将一些重要文件以可读且有组织的方式整理的Behave，以便可以在短时间内快速引用和定位它们，而无需进行大量搜索。

新鲜收据

新收据是指在正在审核的文件中添加新的信息，以提高其价值和综合商数。

问题

“问题”一词表示草案获得批准后所经历的各个行动阶段。其中一些阶段可以将其归档为“机密”或由经理签名授权。

信使书

信使簿是指用于记录通信的不同细节并用收到的响应标记重要细节的书。

笔记

笔记用于记录案件提交到机构后的评论，以便快速反馈。注释包括一组以前的原始文件、对其中重要部分提出的问题以及对所需更改和最终通过的命令的分析。

官方通讯

官方信函是按照公司程序按照规定的结构和通信方式与任何公共机构或个人共享的信息。

正在考虑的论文

正在考虑的文件（PUC）是当前正在讨论的案例的收据，以便可以对其提出适当的更改和修改建议。

收据

收据是公司或该公司任何经理收到的不同级别（例如官方、半官方或非官方）所有通信的记录。

记录

文件记录是在对文件执行所有操作并完成修改过程后关闭文件的过程。记录包含原始文档中的所有引用、删除和修订。

参考文献

引用是指与其他相关记录相联系以获得先例、不同国家和组织的裁决或任何其他与案件有任何联系的文件的过程。

部门间信函

部门间信函是指将文件或案件从组织的一个部门转发到另一个部门以征求他们的意见、建议和评论的信函。