信息备案流程

归档是在文件的“注释”部分中记录“信函”中每个序列号（收据或问题）的过程，以供识别。以类似的方式，将使用红墨水在整个页面上以书面形式记录收据，其中包含通信的序列号，后面是其编号和日期以及发件人的名称/姓名。

通过输入序列号、发行日期以及收件人的姓名和名称来记录“问题”。

归档过程中，临时铅笔条目不得保留在主卷中，所有修改条目均应用红墨水书写。零件文件中的记录应按以下方式在 Pencil 中完成-

引用是选择和使用可能与案件相似或有关联的相关记录、先例、规则、条例等的方法。通过使用适当的文件、文件编号和引用正确的页码，可以使此类参考材料成为可能。纸条用作快速识别页面的临时安排。不应完全依赖它们来保存记录，因此，讨论中提到的页码应记录在案。

信件交叉引用

供参考的书籍或规则等，如果有相同信件的副本，则无需添加到原始文件中。引用来源的经理应始终使用最新的参考文献，在引用来源时还需要提及适用性的限制。

对于任何 PUC，经理不必仔细检查整个信件，而是应该用铅笔在页边空白处标记所有以前的参考文献。

如果有两个或多个链接的文档并且需要同时进行操作，则应将打印的滑动轴承“另请参阅链接的文件”附在顶部文件的封面上，并且链接的文件的编号应为在单据上给出。

一般来说，文件应该通过逻辑和结构化的选择和排列来整理成一个方便的文件。文件的链接应该是出于必要，而不是为了给别人留下太多的相关信息，这就是为什么部门主管在链接文件时必须小心，并在不可避免的情况下才这样做。

将文件夹中的文件钉在一起时，必须小心，不要让别针的尖端突出并刺伤任何想要打开文件的人的手指。为防止大头针受伤，大头针的尖端必须保持在纸张表面下方。

每张纸在被标记到信件或笔记上之前，都应在左上角打孔至正确的规格（距两侧 3/4 英寸）。

如果正在考虑收据，则应附上带有“正在考虑的纸张” (PUC) 字样的旗帜。如果收据已经发出，但其中还有一些其他更改，则应将 PUC 单从旧收据中取出并粘贴到新收据上。