- 办公室备案程序资源
- 快速指南
- 办公室备案程序 - 资源
- 办公室备案程序 - 讨论
办公室备案程序 - 快速指南
办公室备案程序 - 简介
办公归档程序是一套明确定义的、全组织遵循的文件和重要文件归档惯例。一般来说，这些是对所有员工的指示，说明在某些情况（可能或不太可能）的情况下应采取哪些行动。办公室归档程序可以包括员工职位描述、工作场所礼仪以及某些保密协议。
编写办公程序并正确归档的责任通常由办公室经理或公司所有者承担。以下章节是为那些开始在依赖文档的部门（如会计、一般或办公室管理和人力资源）工作的专业人士而设计的。他们可以了解如何以何种方式归档哪个文档。
根据程序的广泛可达性或应用范围，某些程序归档可以为整个办公室完成，而其他程序归档可以为个人或同一办公室内的共同工作部门完成。
正式备案的定义
大多数情况下，设计错误的文档可能会在组织的工作部门之间传播大量的沟通不畅和差异。有时，会出现没有提及明确程序的情况。通常，可能没有一套关于如何处理走进办公室并向经理发泄愤怒的顾客的说明。然而，这些场景应该稍后记录并归档。
例如，在与特定客户打交道后，公司所有者或经理可能会提交一份协议，其中包括通知直接主管，提供申诉表，并礼貌而坚定地要求客户保持冷静，以便解决问题。
许多官方文件都遵循一定的方法来归档文件，该方法被认为是信息归档的通用标准。在这种情况下，会使用一些具有非常特定含义的特殊词语。其中一些单词及其定义如下 -
通讯附录
“通信附录”一词是指文件中提到或提及的书面通信的冗长附件。这部分通常作为对应部分添加到文档的末尾，这样就不会妨碍文档的顺利阅读。
注释附录
术语“注释附录”是指对文档中所提供的有关所讨论问题的不同方面的信息的所有详细信息的冗长总结。这些细节可能会淡化要点或使主要信息变得不必要的冗长。
部门经理
部门经理（即同等级别的助理经理）负责监督整个部门，并有权在信息发送和业务流程维护方面行使权力和控制权。工作由他负责的部门负责。
案件
案例是指包含当前正在考虑或提交的所有重要文件的文件。它还提到了所有可以用作原始文档的伴奏的不同论文和书籍，以用作补充研究、阅读或参考。
复出案例
复出案例用于定义需要进一步重新检查和起草的文件或报告，因为原始文件被发现不完整或有错误。这也是对当前问题的总结。
一致
信函是从组织发送的和从不同各方收到的所有通信的全面而详细的收集。通信可用于包括所有三种类型的通信，即官方通信、半官方通信和非官方通信。
当前文件
当前文件是当前正在进行详细输入或修改的文件。它与卷土重来的情况不同，它是一份新起草的文件，而不是正在修改和返工的文件。
发牌手
交易手可以指任何官员，例如初级职员、高级职员、行政助理等，他们可以负责初步检查和记录案件。
半官方信函
半官方通信是指两名管理者之间或一个组织与公众之间发生的通信，不遵循通常的通信协议，而是为了获取公众对产品或服务的意见。
部门经理
部门经理是在经理缺席时可以行使与经理同等职级的权力的人，并负责其负责的部门的顺利运作。
立案
记录是在文件的笔记区域中输入序列号的操作。这样做是为了以后可以通过标记或识别号轻松识别该文件。
草稿
草案是指当前正在准备的文件的粗略副本。“起草”一词在公司中使用时，通常意味着由经理的所有笔记或命令组成的正式通讯。这些草稿通常会保留以供反馈和审查。
文件
文件是指关于特定主题的论文集，可以通过特定的序列号或文件号进行识别，并具有许多通信注释和通信附录。
归档
归档是将一些重要文件以可读且有组织的方式整理的Behave，以便可以在短时间内快速引用和定位它们，而无需进行大量搜索。
新鲜收据
新收据是指在正在审核的文件中添加新的信息，以提高其价值和综合商数。
问题
“问题”一词表示草案获得批准后所经历的各个行动阶段。其中一些阶段可以将其归档为“机密”或由经理签名授权。
信使书
信使簿是指用于记录通信的不同细节并用收到的响应标记重要细节的书。
笔记
笔记用于记录案件提交到机构后的评论，以便快速反馈。注释包括一组以前的原始文件、对其中重要部分提出的问题以及对所需更改和最终通过的命令的分析。
官方通讯
官方信函是按照公司程序按照规定的结构和通信方式与任何公共机构或个人共享的信息。
正在考虑的论文
正在考虑的文件（PUC）是当前正在讨论的案例的收据，以便可以对其提出适当的更改和修改建议。
收据
收据是公司或该公司任何经理收到的不同级别（例如官方、半官方或非官方）所有通信的记录。
记录
文件记录是在对文件执行所有操作并完成修改过程后关闭文件的过程。记录包含原始文档中的所有引用、删除和修订。
参考文献
引用是指与其他相关记录相联系以获得先例、不同国家和组织的裁决或任何其他与案件有任何联系的文件的过程。
部门间信函
部门间信函是指将文件或案件从组织的一个部门转发到另一个部门以征求他们的意见、建议和评论的信函。
文件的组成和功能
文件可以分为两部分，即 -注释和通信。这两个都被放入一个文件中；然而，它们的放置位置有所不同。笔记通常分别放在左侧，信件则放在右侧。
注释包含记录在正在考虑的文件和新收据上的记录。同样，信件包含所有传入和传出的官方通信详细信息。
零件文件
在以下两种情况下会出现零件文件的必要性。
如果在主文件暂时不可用的情况下需要处理新的收据或票据。
（或者）
如果主文件变得庞大并且需要单独的注释表，则仅外包处理点的必要文件。
必须尽快将零件文件与主文件合并并删除重复的文件。如果有多个零件文件，每个零件应单独编号。处理这些文件的人应该维护描述他打开的所有文件的列表。
收藏封面
它包含不被视为主文件一部分的所有其他信息。其中一些案例是 -
次要信息注释
提醒事项
致谢
保持日常通信往来，以便从各种来源收集更多信息
主文件由收集封面中收集的必要材料组成。收藏封面上的大多数物品都具有暂时的重要性。
在记录时，部门经理有责任删除所有失去价值的文件。更重要的是，藏品必须留在其所属的部门内。
文件的功能
每个部门/部门/单位都必须有一个档案登记册。一般以附录一的形式维护，供综合商店部门用于印刷、库存、发行等。每个部门的需求可能不一样，因此每个文件的页数也不同。部门。它们作为永久记录保存。
文件的寄存器填充了打开时分配给它的编号和主题。登记册将列出全年打开的所有文件的详细信息。如果页面按年份分配，则将在其中进行下一年的条目，否则将打开一个单独的新文件寄存器。
文件中的条目仅用蓝色墨水填写。确保所有条目均正确填写，并尽可能避免删除或覆盖。为了避免滥用，该文件由相应部门或部门的初级职员保存。
新文件的打开和编号
对于每个新主题，都会创建一个单独的文件。有时文件变得过于笼统或庞大。在这种情况下，涉及不同方面的文件被注入其中，使得文件变得更短，但这阻碍了工作的顺利进行。
在上一章中，我们讨论了新文件是为每个部门单独注册的，以供一般应用，但它们的分类是根据其学科类型进行的。如果主题是主要主题，它将被称为标准标题，进一步分类将导致副标题。
在文件注册过程中，将准备按字母顺序排列的内容列表。这将指示标准标题、副标题以及分配给它们的页面。这使得这些文件在需要时可以轻松追踪。
每年年初，该清单都会通过适当的检查进行更新。年复一年，主要科目始终保持相同的标准。如果有必要，经部门主管许可，任何新标题都可以添加到该列表中。
打开新文件要经过一系列过程。初始工作从选择将在其下打开的标准标题开始。然后，起始手将为新主题添加合适的标题，并编码一个数字。这个数字只不过是在文件寄存器中找到的序列号。
文件标题
文件的标题可以让您一睹文件的主题，并尝试使用一些单词的组合来制作。第一个单词表示打开文件所用的主题名称。其余的文字描述了标题的描述性部分。
例如，如果主主题名称是“组织（招聘和服务条件）规则”，则在其下打开的文件名称可以命名为“组织（招聘和服务条件）规则-授权施加”惩罚'。
注册文件
正确命名的目的是为了让读者对主题有一个正确的想法，并使其在其他内容中易于追踪。其批准由部门负责人在开业前完成。受试者数量与档案寄存器中显示的数量完全相同。
文件的编号是起始年份、用于识别部门/部分/单位的首字母、“标准标题”编号和文件序列号的组合。
如果我们要打开的文件是策略文件，则它的“标准标题”后应带有字母“(P)”。单独的文件包含因政策决定而采取的例行行动或处理的事项。
这些文件的处理和归档与该文件的引用所属年份无关。对于每个文件，笔记和信件的数量限制为 150。如果数量超过该数量，则会打开一个具有相同编号但卷号不同的新文件。目前，先前的文件将被重命名为Vol-I，并且应在为先前和以后的参考文献提供的空间中引用该文件。
如果文件是会期文件，则该文件将在该届会期满后关闭，委员会的情况也是如此，文件在委员会任期结束后关闭。在所有上述情况下，无论文件的页数是150页还是更少，都将终止文件。
使用文件管理过程
有时，经理可能会通过与文件的任何事项相关的命令。此时，相关个人有责任在到期日之前执行命令，否则该信息的重要性将会降低。
但因无法控制的情况而造成延误，有关人员发现自己无法在规定期限前完成任务的，应当向有关负责人提出延期请求，并予以充分说明。充分的理由。
页数
每页笔记和信件都必须从右上角从下到上拼命编号。由于我们想将 PUC 与外壳区分开，因此每个空白页也应该编号。
一般来说，外壳由多种材料组成，这些材料也有相应的编号。在文件记录过程中，之前用铅笔标记的页码现在将被涂上墨水。
序列号
每封“信件”的通讯都在第一页的中央用红色墨水标记了一个序列号。通信列表中排名第一的人将被称为“序列号 1”，其余的将依次排列。当涉及到确保任何文件的完成或引用任何论文时，该序列号起着重要作用。
信息备案流程
归档是在文件的“注释”部分中记录“信函”中每个序列号（收据或问题）的过程，以供识别。以类似的方式，将使用红墨水在整个页面上以书面形式记录收据，其中包含通信的序列号，后面是其编号和日期以及发件人的名称/姓名。
通过输入序列号、发行日期以及收件人的姓名和名称来记录“问题”。
零件文件的归档
归档过程中，临时铅笔条目不得保留在主卷中，所有修改条目均应用红墨水书写。零件文件中的记录应按以下方式在 Pencil 中完成-
- 序列号................................................（收据）
- 序列号................................................（问题）
单据的参考和使用
引用是选择和使用可能与案件相似或有关联的相关记录、先例、规则、条例等的方法。通过使用适当的文件、文件编号和引用正确的页码，可以使此类参考材料成为可能。纸条用作快速识别页面的临时安排。不应完全依赖它们来保存记录，因此，讨论中提到的页码应记录在案。
信件交叉引用
供参考的书籍或规则等，如果有相同信件的副本，则无需添加到原始文件中。引用来源的经理应始终使用最新的参考文献，在引用来源时还需要提及适用性的限制。
对于任何 PUC，经理不必仔细检查整个信件，而是应该用铅笔在页边空白处标记所有以前的参考文献。
文件链接
如果有两个或多个链接的文档并且需要同时进行操作，则应将打印的滑动轴承“另请参阅链接的文件”附在顶部文件的封面上，并且链接的文件的编号应为在单据上给出。
一般来说，文件应该通过逻辑和结构化的选择和排列来整理成一个方便的文件。文件的链接应该是出于必要，而不是为了给别人留下太多的相关信息，这就是为什么部门主管在链接文件时必须小心，并在不可避免的情况下才这样做。
将文件钉在一起
将文件夹中的文件钉在一起时，必须小心，不要让别针的尖端突出并刺伤任何想要打开文件的人的手指。为防止大头针受伤，大头针的尖端必须保持在纸张表面下方。
纸张打孔
每张纸在被标记到信件或笔记上之前，都应在左上角打孔至正确的规格（距两侧 3/4 英寸）。
文件中论文的标记
如果正在考虑收据，则应附上带有“正在考虑的纸张” (PUC) 字样的旗帜。如果收据已经发出，但其中还有一些其他更改，则应将 PUC 单从旧收据中取出并粘贴到新收据上。
文件快速移动
部门主管发送的文件必须在同一天送达各自的部门经理。在某些组织中，有一个程序规定：如果文件无法在当天送达相关经理，则必须在第二天早上 10 点之前送达他。
文件优先级标记
文件的优先级可以通过标记“今日行动”和“立即”来衡量。“今日行动”标签仅应在紧急情况下使用。在这种情况下，处理和接收的时间总是在最后一张注释的空白处提到。如果优先级低于“今日行动”下标记的其他案例，但需要在同一天完成，则应使用标签“立即”。
处理文件的管理者需要检查内容并统计优先级标记，看看是否合理。如果优先级分配不公平，那么他可以相应地更改评级。除非由比经理拥有更高权限的授权人士明确明确地提及，否则任何此类文件都不能发送到经理的住所。
该部门的职责是 -
看看所有公开的事实是否正确。
指出任何错误或错误陈述事实。
必要时提请注意法定或习惯程序。
指出法律和规则以及在哪里可以找到它们。
提供公司可获得的其他相关事实和数据。
提出包含先前政策决定的先例或文件。
陈述供考虑的一个或多个问题。
明确提出需要做出决定的要点。
尽可能提出行动方案。
部门主管的行动
部门经理将检查该注释，因为他们有权向其部门和下级部门处理其观察结果。此类案件通常与以下Behave有关 -
发布办公室命令、例行命令和临时性通函。
其他情况，授权部门负责人独立处理。
给予事假和补假。
发出提醒和确认。
文件记录。
下一章我们将讨论部门首长的权力以及如何验证这些权力。
订单验证
授予各部门负责人的权力使他们能够在自己的职责范围内处理尽可能多的案件。一般来说，这些案件与足够重要的性质命令有关或属于政策问题。当案件数量过多时，他可以将案件下发给同部门的副经理。
即使在需要提出建议或传递重要命令的情况下，他也必须将笔记限制在实际要传达的要点上，而不是重复以前笔记中已经记录的要点。一旦所有建议和建议完成后，他将在原始文件上签名，并签署该提案的协议。
如果经理批准了注释，并将其发送给其他经理或部门征求意见或检查，则经理本人应审查该注释并提出建议。审核经理可以要求发送部门提供他需要的所有事实信息。这需要遵循单独的沟通例程，以便部门经理可以在文件中记录此注释。
部门经理的注释和命令
通常，部门经理应自行负责处理交给他的大部分案件。他应运用自己的酌处权，就更重要的案件接受联合秘书/附加秘书/秘书/秘书长的命令，无论是口头还是通过提交文件。
应尽量采用口服方法。通常应提交给秘书长的工作项目已纳入标题为“应提交给秘书长的工作项目”的手册中。
如果注释已由经理编写并批准，并发送给另一位经理或部门以供评论或审查提案或出于类似目的，则文件所标记的经理应始终亲自撰写注释。接收经理可以要求其部门检查此事或提供事实信息。
在这种情况下，各部门应提交一份单独的例行说明以供部门经理参考，部门经理最终应将其记录记录在档案中。部门不应在经理级别处理的文件上写注释。
管理层注意事项范围
每个部门都有一个注意范围，超出这个范围他们将无权做出决定。据此，各部门在处理案件时应遵守以下指示：
所有注释应让每个人都清楚地理解，并以简单的语言起草；它们应该简明扼要。
所有笔记都应该以客观的观点撰写，并且背后应该有合理的理由，而不是仅仅发表个人意见。来自其他部门的所有观察、批评和反馈都需要以礼貌的态度予以对待。
负责处理案件的经理应该仔细阅读所有“正在考虑的文件”和之前的注释，以便根据需要生成必要的复制和逐字报告。
当原始论文篇幅较长且复杂时，通常会制作一篇论文的概要（摘要或摘要），这使得它实际上难以处理，但作为参考却很舒服。由于这样的概要可能会导致断章取义的错误，因此在没有经理的指示的情况下不准备这样的概要。
如果注释中包含的任何信息可能会掩盖所讨论的要点或使注释变得不必要的冗长，则应在文件中放置一份单独的声明或附录来提供该信息。
当在一个案件中存在多个要点或顺序时，单独处理比连续注释更方便，则应在“部门注释”中单独注明每个要点。部门经理和/或高级经理将分别在每份“部门注释”上记录其命令，随后将这些注释合并为文件中的注释，以用于发布命令等目的。
注释的顺序一般与信件中的编号顺序相同，如果注释的连续性出现任何中断，应尽早将文件与主卷合并。
除非是例行事务，否则不应在收据上写任何注释。如果任何经理对 PUC 发表任何评论，这些评论必须首先在注释中发表，部门可以将其用作指示。
必须为高级管理人员的签名和意见提供足够的空间。提交给部门经理或更高级别经理的注释应放在页面底部。应始终在笔记中添加一张新的空白纸，以防有太多内容需要更正。
每当收到部门经理或其他人以小纸条形式发出的通知或要求时，它们都不会按原样传递。这样做是因为它们可能在运输过程中丢失。第一接收部门将收到的纸条粘贴或夹在一张大纸大小的白纸上，然后将其装在文件封面中交给经理或有关部门处理。
有关部门将提出要求并发出通知。之后他们将发送消息并等待回执。需要尽可能减少在侧栏写长笔记的做法。
80/20 规则
没有正确归档和处理的程序清单的办公室是一个混乱的巢穴。借用80/20规则，我们 80% 的成功来自于我们 20% 的行动。简而言之，重要的是要更多地关注 20%，这需要采取去骨行动才能获得 80% 的成功。
这就是为什么规划、优先考虑并开始针对 20% 的工作非常重要。在有史以来最重要的企业决策之一中，BIM Manufacturing停止了所有重要的口头沟通，即使付出了高昂的代价，必须记录纸上所说的每一个字，他们也这样做了，以便他们未来的官员能够从丰富的讨论中受益。如今，其他所有公司都在追随他们的脚步。
大多数情况下，设计错误的文档可能会在组织的工作部门之间传播大量的沟通不畅和差异。希望本教程专为那些开始在行政、会计、人力资源等广泛与文档相关的部门工作的年轻职业人士设计，了解如何归档包含敏感详细信息的重要文档。