管理层注意事项范围

每个部门都有一个注意范围，超出这个范围他们将无权做出决定。据此，各部门在处理案件时应遵守以下指示：

• 所有注释应让每个人都清楚地理解，并以简单的语言起草；它们应该简明扼要。

• 所有笔记都应该以客观的观点撰写，并且背后应该有合理的理由，而不是仅仅发表个人意见。来自其他部门的所有观察、批评和反馈都需要以礼貌的态度予以对待。

• 负责处理案件的经理应该仔细阅读所有“正在考虑的文件”和之前的注释，以便根据需要生成必要的复制和逐字报告。

• 当原始论文篇幅较长且复杂时，通常会制作一篇论文的概要（摘要或摘要），这使得它实际上难以处理，但作为参考却很舒服。由于这样的概要可能会导致断章取义的错误，因此在没有经理的指示的情况下不准备这样的概要。

• 如果注释中包含的任何信息可能会掩盖所讨论的要点或使注释变得不必要的冗长，则应在文件中放置一份单独的声明或附录来提供该信息。

• 当在一个案件中存在多个要点或顺序时，单独处理比连续注释更方便，则应在“部门注释”中单独注明每个要点。部门经理和/或高级经理将分别在每份“部门注释”上记录其命令，随后将这些注释合并为文件中的注释，以用于发布命令等目的。

• 注释的顺序一般与信件中的编号顺序相同，如果注释的连续性出现任何中断，应尽早将文件与主卷合并。

• 除非是例行事务，否则不应在收据上写任何注释。如果任何经理对 PUC 发表任何评论，这些评论必须首先在注释中发表，部门可以将其用作指示。

• 必须为高级管理人员的签名和意见提供足够的空间。提交给部门经理或更高级别经理的注释应放在页面底部。应始终在笔记中添加一张新的空白纸，以防有太多内容需要更正。

• 每当收到部门经理或其他人以小纸条形式发出的通知或要求时，它们都不会按原样传递。这样做是因为它们可能在运输过程中丢失。第一接收部门将收到的纸条粘贴或夹在一张大纸大小的白纸上，然后将其装在文件封面中交给经理或有关部门处理。

有关部门将提出要求并发出通知。之后他们将发送消息并等待回执。需要尽可能减少在侧栏写长笔记的做法。

80/20 规则

没有正确归档和处理的程序清单的办公室是一个混乱的巢穴。借用80/20规则，我们 80% 的成功来自于我们 20% 的行动。简而言之，重要的是要更多地关注 20%，这需要采取去骨行动才能获得 80% 的成功。

这就是为什么规划、优先考虑并开始针对 20% 的工作非常重要。在有史以来最重要的企业决策之一中，BIM Manufacturing停止了所有重要的口头沟通，即使付出了高昂的代价，必须记录纸上所说的每一个字，他们也这样做了，以便他们未来的官员能够从丰富的讨论中受益。如今，其他所有公司都在追随他们的脚步。

大多数情况下，设计错误的文档可能会在组织的工作部门之间传播大量的沟通不畅和差异。希望本教程专为那些开始在行政、会计、人力资源等广泛与文档相关的部门工作的年轻职业人士设计，了解如何归档包含敏感详细信息的重要文档。