电子邮件礼仪

电子邮件被广泛用作一种廉价但高效的商业通信工具。很少打印电子邮件，而是使用软拷贝，因为归档和检索电子邮件很容易。它受欢迎的原因是易于访问，组织中从首席执行官到管理员的每个人都可以使用它。

电子邮件是一种以良好呈现、易于阅读且适合专业的方式传达信息的有效方式。许多人以缺乏时间为理由转发不合格的电子邮件，这些电子邮件从不完整到难以理解。

许多人将电子邮件误认为是短信，或者至少他们写电子邮件的方法表明了这一点。让我们讨论一下文本对话和写电子邮件之间的区别。在短信对话中，两个人可以通过快速来回的通信方式交换信息、共享细节、提供更正并要求澄清。

与此相比，电子邮件由专业人士阅读，根据他们的工作，他们每天可能会收到 20 到 200 封电子邮件。他们既不想进行来回对话，也没有时间多次询问细节。他们只想了解电子邮件的内容、读出说明、处理信息、完成任务并清空收件箱的“未读”部分。

记住这一点，让我们讨论一些撰写有效电子邮件的技巧-

在某些情况下，电子邮件可能不适合。更喜欢在以下情况下打电话给某人：

电子邮件的法律风险

电子邮件是许多工作场所的首选通信方式，这意味着它们包含大量可能机密的信息。许多公司对人们进行广泛的培训，告诉他们应该如何构建电子邮件、应该转发什么类型的电子邮件以及应该转发给谁。

电子邮件中信息的安全性和机密性是发件人和收件人的共同责任。公司有严格的准则来保护其文件及其内容。让我们讨论一些最常遵循的准则，以防止电子邮件滥用。

如果出现以下情况，您和您的公司将承担众多法律诉讼的责任：

虽然我们大多数人向朋友发送的非正式电子邮件可能包含语法错误，但在给同事写信时情况并非如此，尤其是当我们想给人留下好印象时，因为这一次我们必须更加小心和外交。以下是有关电子邮件正确格式的一些一般提示 -

背景- 所有电子邮件均应使用默认的白色背景。彩色背景或滚动设计似乎不专业且分散注意力。

字体- 首选字体是 Times New Roman 或 Arial，字体大小为 12。

字体颜色- 字体只能是海军蓝色或黑色。

联系方式- 签名区域应注明官方联系信息，如姓名、职务、电子邮件地址、联系电话、公司徽标和通信地址。最好避免个人陈述。

名字和姓氏- 应使用电子邮件正文中使用的相同字体提及，仅字体大小大两倍。不建议使用草书字体作为名称。

（以与电子邮件正文相同的字体和大小提及）