商务礼仪 - 撰写文件

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一旦确定了写作的受众，请尝试预测读者可能认为必要的信息，并在写作时将其包含在文档中。这可以通过问自己“WH 问题”来完成。

• 回答 WH 问题- 回答“谁？什么？为什么？在哪里？什么时候？谁？如何？” 会让你对写作的内容有一个初步的认识。

• 确定开始和结束- 在收集了您对该主题的所有可能想法后，您可以仔细检查它们并拒绝一些在本文中没有意义的想法。之后，找出对阅读影响最大的想法，并将其放在文章的开头。结尾应该有一个以清晰明快的方式总结所有想法的想法。

• 获得第二人称意见——在提交之前，请务必让某人检查您的书面文本。这为评论提供了客观的、第二人称的视角，并阻止你的情绪和放纵妨碍你。如果内容属于机密且不宜共享，请勿执行此操作。

• 讨论建议并包括改进- 一旦您的朋友提出了一些更改建议，请实施您认为相关的更改。

开发流程

许多人有非常有趣的想法，甚至设法把它们写在纸上。不幸的是，他们的读者群并没有超出特定的阶段。因为，虽然他们的文笔很好，思想也说得很到位，但可能选词不当，或者用了“防患于未然”这样的谚语，读者可能不明白。

让我们讨论一下在校对和修改你的写作时要记住的 15 件事 -

明晰

• 你的写作必须在第一次阅读时被理解。避免使用技术术语、不熟悉的词语或正式语言。

正式与正式 现代的

• 付款已正式注明，我们已收到您的支票。
• 附于此，请参阅附件

避免歧义

• 应避免使用具有双重含义的单词或使读者感到困惑的句子

• 吃完鱼后，基兰与卡兰交谈。（谁吃了鱼？）

避免口语

• 简而言之 vs. 简而言之
• 在当今时代与今天，目前

避免使用很多单词

• 活动前与活动前对比
• 此时与现在

避免不必要的重复

• 绝对必要
• 组合在一起

仅包含相关信息

• 省略不必要的背景信息。
• 保持句子简短 – 17 个单词或更少。

完整性

检查是否包含读者需要的所有信息 -

• WHO？什么？在哪里？什么时候？为什么？如何？

正确性

检查人名和地名的语法和拼写的准确性。

• 他做到了 vs. 他做到了。
• 它的颜色已经褪色 vs. 它的颜色已经褪色。

不要依赖拼写检查

• 输入“no/on”、“then/than”、“quite/quiet”、“lose/loose”不会显示错误。

具体性

给出具体细节。

• 您的投资计划将获得高额利息。
• 您的投资计划将赚取 8% 的利息。

令人信服

使用可信的语言。避免夸张和最高级。

• 总是与通常
• 从不与很少

礼貌

在写作中表现出良好的举止。传达坏消息时使用被动语态以避免负面暗示。例如，

• 我们不能同意合同中列出的条款和条件。
• 需要对条款和条件进行一些讨论。

写作时要牢记读者的心

• 性别歧视者 - 董事长、商人
• 居高临下 - “当然”、“显然”

使用项目符号

• 以简单、清晰的方式传达您的信息。
• 突出显示最重要的信息。