协作项目管理
协调和协作是处理项目的两个基本组成部分。对于传统项目，协调是在一个位置内；对于分布式项目，协调是跨位置。需要协作项目管理架构 (CPMA) 来构建能够克服传统项目管理面临的挑战的系统。
传统项目管理场景
当团队成员或公司进行项目管理（PM）时，他们很容易陷入许多潜在的错误或陷阱。让我们重点关注文献中确定的一些常见的总体主题，而不是全部强调它们。将所有这些主题结合在一起就可以解释为什么许多重大项目要么失败，要么效率和效果明显低于应有的水平。
过分强调 PM 作为项目报告机制
传统的项目管理通常采用简单的被动报告机制，而不是动态的团队协调方法。在许多公司中，项目管理方法被认为是一种公司报告工具，而不是公司各部门可以用来帮助自己的有效系统。在这种情况下，项目贡献者之间的信息流动较少。
无效和低效的沟通
在传统的 PM 中，沟通可能由于多种原因而无效 -
- 由于不明确或沟通不畅而产生误解。
- 成员们对这个问题的理解很差。
- 不同的团队成员有不同的解释。
由于各种原因，沟通也效率低下或达不到标准，例如 -
- 沟通不及时。
- 未能向每个需要了解的团队成员更新最新通知。
- 沟通技巧和能力差大多被认为是项目失败的主要原因。
管理项目输入和输出，但不管理流程
传统项目管理中的另一个严重问题是员工管理可交付成果和资源，但他们不管理流程。
团队领导创建 PERT 并在时间表内规划项目，他们管理时间、预算、设备、人力资源和产品；但无法管理工作流程。
软件项目失败的原因之一是缺乏实时改进测量系统，无法在潜在风险对产品进度造成严重威胁之前识别初始阶段的潜在风险。
如果员工只处理项目的输入和输出，那么该流程仍然是一个黑匣子，项目成员不会意识到出现了问题，直到纠正问题时为时已晚，而不会导致大量返工并增加复杂性。
这导致 PM 成为一个被动的过程，而不是一个主动的过程。
反应性管理
反应式管理定义了一种被动的 PM 策略，其中项目经理进行不完整的计划，希望最终一切都会好起来。
反应性的项目经理对已经发生的事情做出反应，他们很少为未来做计划。他们不会回顾自己或他人以前的经验来从长期吸取的教训中获得洞察力。
在被动管理中，员工花费大量的项目时间来返工可交付成果和纠正错误。
反应情况下的另一个常见问题是几乎所有返工都必须手动完成，包括搜索受项目其他部分更改影响的工作。
反应性项目管理通常伴随着缺乏存储项目信息的系统程序，这导致规划不善和需要返工的问题更加复杂化。
缺乏电子项目存储库
缺乏电子存储库是一个全公司范围的问题，也是一个项目特定的问题。基于纸质的存储库有几个限制，例如 -
- 检索延迟
- 丢失文件
- 文件不完整和存储问题
- 由于数据提取、解释和重新打包而容易出错。
- 在给定的时间限制下协调困难和失败。
缺乏电子项目存储库会导致项目文档不足。
项目成员通常更关心当前项目的完成情况，而不是捕获和归档以后有用的信息。
大多数项目相关信息根本不存储，例如项目流程、上下文、基本原理或工件。即使它们被存储，它们的结构化、组织和索引方式也可能无法使项目成员轻松访问、搜索和检索信息。
协作项目管理作为解决方案
我们假设传统 PM 面临的各种挑战可以通过使用协作 PM 工具和流程来解决。协作式 PM 工具可明确表示项目信息并及时共享足够的信息。
让我们看看协作式 PM 环境如何克服困扰传统 PM 的限制。
将 PM 作为一种项目分析机制
当团队成员将 PM 视为项目报告工具时，他们关心的是 PM 的输出，而不是提供这些输出的分析过程。
当人们将 PM 视为项目报告工具时，通常未正式捕获的额外项目相关信息将在记忆衰退时有效地丢失。
另一方面，当员工将PM视为项目分析工具而不是仅仅将其视为报告工具时，产品将是任务信息、决策理由和其他相关工件。
有效且高效的沟通
项目信息的明确表示对于有效且高效的通信非常重要，尤其是在分布式情况下。
有效的沟通还描述了重要项目信息的清晰规范和一致同意，例如关键概念、想法、项目流程、团队成员的职责和责任。
所有这些都被记录并保存以供团队成员将来参考。
除了支持项目信息的显式表示之外，协作式 PM 工具还需要支持、管理和处理任务状态更改的自动通知，并允许成员讨论彼此的工作并提供反馈。
然而，明确的表达是实现有效沟通的重要一步。
管理项目流程以及输入和输出
管理项目过程是PM最关键的部分。了解该过程的一种方法是通过项目生命周期。项目生命周期大致分为四个主要步骤 -
步骤 1 - 了解项目（问题定义和规范） - 规划项目。
步骤 2 - 执行。
步骤 3 - 跟踪和控制项目。
步骤 4 - 关闭项目。
在这里，团队成员管理输入和输出，但不管理过程，他们过分强调步骤 1、2 和 4，而牺牲了步骤 3。
项目流程的性质是动态的，随着项目的进一步改进，原始项目计划和期望会发生显着变化。正在进行的过程总是会导致项目输入和输出发生一些变化，而这些变化反过来又会导致项目过程的进一步变化。
协作式 PM 工具允许团队成员更新和审查彼此的工作进度、收集项目度量（例如用于任务的资源）以及在一定时间内访问其他人的当前工作。
主动的项目管理
主动项目管理是指当前正在进行的项目中面向未来的规划、风险管理和变更管理。主动管理要求项目团队成员在项目周期开始时进行精确、具体、清晰和详细的计划，识别潜在风险，并制定计划来减轻这些风险。
进行主动管理的项目经理会检查任务的相互依赖性，并根据精确的“硬”数据而不是一厢情愿的想法做出决策。
主动管理之后是学习。
PM 流程的主动管理需要企业的项目记忆，成员可以从中学习正在进行的项目并为未来的项目提供参考。
实施有效的业务组织项目记忆的一种方法是借助电子项目存储库。
使用电子项目存储库
随着信息技术的不断进步，数字格式的文件更容易存储、访问、检索、编辑和路由。纸质存储库被电子项目存储库取代。电子项目存储库的目标是高效且有效地控制、处理和共享项目信息。
有效的信息管理可以提高预算内的整体项目绩效，减少数据输入和重新输入成本，消除重复、信息丢失，缩短产品开发时间，促进过程质量的进步，标准化工作流程，提高管理层有效检索准确信息的能力，并增加管理控制。
电子项目存储库可以通过中间件与组织中的其他信息系统连接，并提供顺畅的信息流。