前厅管理-夜间审计

审计只不过是对组织进行财务检查。对于酒店企业来说，财务管理是从前台开始的。宾客账单上的准确交易记录从前台开始，并进一步传送到后台会计部门。在审核期间，每天都会对客人账户进行复核。

专家建议酒店管理团队每天查看夜间审计报告，以深入了解酒店的入住率和财务状况。

让我们看看什么是夜间审计及其详细信息。

什么是夜间审核？

这是夜间审计员审查酒店一天内发生的所有财务活动的审计过程。

当天的审核过程通常在当天结束时的第二天晚上进行，因此被称为“夜间审核”。它可以通过使用纸张、收据、凭证、优惠券和文件的常规方法来执行。但使用现代 PMS 系统执行审计既简单、快速又高效。

夜间审核期间的基本活动

夜间审核员在夜间审核活动中执行以下步骤 -

发布住宿和税费
累积宾客服务费和付款
结算各部门财务活动
结算应收账款
运行当天的试算平衡表
准备夜间审核报告

夜间审计的必要性

夜间审计的目的是评估酒店的财务活动。夜间审计不仅通过检查贷方和借方来审查客人账户，还跟踪客人的信用额度并统计各个部门的预计和实际销售额。夜间审计审查每天进出酒店账户的现金流量。

夜间稽核对于酒店经营活动具有重大意义。管理机构参考夜间审计报告来规划未来目标并控制费用。管理人员可以立即对获取的信息做出反应。

夜班审核员的职责

除了上面列出的基本审核活动外，夜间审核员还履行以下职责 -

接替最后一个班次。
晚上11:00后办理入住或退房。
登记来宾。
为新入住的客人分配住宿。
在新创建的访客帐户中结算交易。
验证来宾作品集。
验证房间状态报告。
平衡所有文书工作与 PMS 中的账户。
仍对场所安全负有责任。
处理客人住宿钥匙。
备份 PMS 生成的报告。
准备第二天预计抵达的客人名单。
结束一天的金融活动。
开始第二天的财务活动。
接收并记录银行存款。

夜间审计报告的类型

如今，PMS 在很大程度上帮助夜间审核员审核并生成准确的报告。以下是夜间审计期间生成的一些典型报告 -

夜间审计住宿报告- 它提供住宿入住天数、住宿可用天数、入住、退房、缺席和取消的快照。该报告可以显示上面列出的任何项目的更多详细信息。
夜间审计柜台报告- 它提供了现金和信用卡收据和提款的详细信息。
夜间审计收入报告- 它提供有关住宿收入、取消和缺席收入以及其他 POS 收入的信息。通过旅行社、企业组织、互联网预订等各种机构和团体产生的收入。等，也在本报告中列出。
夜间审计税务报告- 包含有关预订收入和其他 POS 收入（例如增值税、奢侈税和服务税）的所有税务信息。
出纳报告- 这是现金流入和流出、信用卡和 PMS 总计的出纳活动的详细列表。出纳报表是酒店财务管理系统中非常重要的一部分。前台经理审查夜间审核并查找实际收到的金额与 PMS 总额之间的任何差异。
经理报告- 这是前一天入住情况的统计列表。它包括有关可用住宿、已占用住宿、已售和腾出住宿、门市价、酒店客人人数、未入住人数等详细信息。
总经理报告- 酒店各部门必须向前台发送每日销售报告。利用他们的信息，生成部门总体报告以供总经理评估。总经理决定产生利润的部门并评估销售和营销的成功。
高余额报告- 这是有关超出酒店管理层设定的信用额度的客人的详细报告。
分类账余额摘要报告- 显示预存分类账、宾客分类账和城市分类账的期初和期末余额。
房价审计报告- 它列出了适用于每位客人的所有房价以及与预定机架代码的机架价格的差异。

平衡夜间报告

以下是一些用于平衡夜间审计的公式 -

银行存款平衡公式

平衡银行存款的公式是 -

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

平衡宾客账本的公式

平衡宾客账本的公式是 -

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

平衡城市账本的公式

平衡城市账本的公式是 -

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R