关键绩效指标

关键绩效指标 (KPI) 是组织用来衡量其长期绩效的一组可量化衡量标准。KPI 通常用于评估整个组织或部门（例如销售、财务等）的成功。您需要根据组织目标定义 KPI，并不时监控它们以跟踪进度。

有多种 KPI 类型可供根据您的要求进行选择。例子包括 -

  • 收入和支出
  • 回报率
  • 平均购买价值
  • 客户终身价值
  • 营运资金

请注意，KPI 是一种涉及以下活动的沟通形式 -

  • 根据组织的目标确定 KPI。

  • 监控和报告 KPI。

  • 随着组织的进步和/或组织目标的变化而改变 KPI。

确定 KPI

KPI 分析的第一步也是最关键的一步是确定有效监控组织所需趋势的 KPI。这需要对目标的完全理解，并需要分析师和负责实现目标的人员之间建立适当的沟通渠道。

有许多 KPI 可供选择，但监控的成功取决于与目标相关的那些 KPI 的正确选择。关键绩效指标因组织和部门而异，只有当它们导致绩效改进时才有效。

您可以使用 SMART 标准评估 KPI 的相关性，即 KPI 应该是特定的、可测量的、可实现的、相关的和有时限的。换句话说，所选的 KPI 应满足以下标准 -

  • KPI 反映了您的具体目标。

  • KPI 使您能够衡量实现该目​​标的进度。

  • 定义 KPI 的目标实际上是可以实现的。

  • KPI 所针对的目标与组织相关。

  • 您可以设置实现目标的时间范围，以便 KPI 揭示与剩余时间相比距离目标有多近。

将不时评估定义的 KPI，以发现其随着时间的推移的相关性。如果需要，需要定义和监控不同的 KPI。只有这样，您的 KPI 监控才会与当前组织的需求相关。

根据分析需要，您必须选择相关的KPI，示例如下：

  • 销售部门可能会使用 KPI 来对照预计毛利润来衡量每月毛利润。

  • 会计部门可能会根据收入来衡量每月支出以评估成本。

  • 人力资源部门可能会衡量季度员工流动率。

  • 业务专业人员经常使用组合在业务记分卡中的 KPI 来快速准确地获取业务成功的历史摘要，或者识别趋势或识别绩效改进机会。

本章中使用的示例具有指导性，可帮助您了解如何在 Excel 中定义和监控 KPI。您可以根据目标自行决定确定 KPI，以便与目标相比反映当前情况。

Excel 中的 KPI

  • 您可以使用 PowerPivot 根据设定的目标分析性能。例如，PowerPivot KPI 可用于确定销售人员每年的实际销售额与销售目标的比较情况。

  • 您可以使用 Power View 探索和可视化相同的 KPI。

  • 您还可以定义新的 KPI 和/或在 Power View 中编辑它们。

  • 您可以在 Power View 中使用 KPI 生成美观报告。

在 Excel 中定义 KPI

KPI 分析的第一步是定义已识别的 KPI。这需要定义 KPI 的三个参数，如下所示 -

基础值

基本值由解析为值的计算字段定义。计算字段表示表中该行中项目的当前值。例如，给定期间的销售额、利润总额等。

目标值/目标

目标值（或目标）由解析为值的计算字段或绝对值定义。它是评估当前值所依据的值。这可以是一个固定数字，例如适用于所有员工的平均病假天数，也可以是一个计算字段，这会导致每行有不同的目标，例如组织中每个部门的预算。

地位

状态是价值的指标。如果将其设置为视觉指示器，将会很引人注目。在 Excel 的 Power View 中，您可以编辑 KPI，选择要使用的指标以及触发每个指标的值。

例如，假设您想要监控组织中销售产品的销售人员的销售目标。分析的目的是确定达到目标销售额的最佳表现者。您可以继续定义 KPI，如下所示 -

  • 基本值- 每个销售人员的销售额的当前值。

  • 目标价值/目标- 这是针对所有销售人员固定的，以便能够在销售人员之间进行比较。假设目标销售额为 3500。请注意，对于不同的分析，您可以更改销售人员的目标值。

  • 状态- 状态将用图形显示，以便轻松确定基本值与目标值相比的状态。

PowerPivot 中的 KPI

您可以在 PowerPivot 中定义 KPI，如下所示 -

  • 从两个表 SalesPerson 和 Sales 开始。
    • SalesPerson 表包含 SalesPerson ID 和 SalesPerson Name。
    • 销售表包含销售人员和月份的销售信息。
  • 将两个表添加到数据模型。
  • 使用字段 SalesPerson ID 创建两个表之间的关系。
PowerPivot 中的 KPI

要设置基值，您需要一个销售金额的计算字段。

  • 在数据模型中的“销售金额”列的“销售”表中添加计算字段，如下所示 -

销售总额：= sum([销售金额])

设置基值
  • 单击 PowerPivot 窗口中功能区上的数据透视表。
  • 在“创建数据透视表”对话框中选择“新建工作表”。
数据透视表对话框
  • 将字段 Salesperson 添加到数据透视表中的 ROWS 区域。
  • 单击功能区上的 POWERPIVOT 选项卡。
  • 单击计算组中的 KPI。
  • 单击下拉列表中的“新 KPI”。
单击新建 KPI

出现关键绩效指标 (KPI) 对话框。

  • 在 KPI 基本字段（值）框中选择总销售额。

  • 在 KPI 状态下，有以下选项 -

    • 在“定义目标值”下，选择“绝对值”并在框中键入 3500。

    • 在定义状态阈值下，将表示百分比的垂直条调整为 40 和 80。

    • 在“选择图标样式”下，选择第一个选项。

关键绩效指标对话框

单击“确定”按钮。您可以在数据透视表字段列表的销售表中观察以下内容 -

  • 总销售额字段是一个 KPI，由图标 表示关键绩效指标。

  • 三个 KPI 参数 – 值、目标和状态显示为总销售 KPI 下的字段。

关键绩效指标参数

  • 选择“总销售额”下的三个 KPI 参数 -“值”、“目标”和“状态”。

  • PowerPivot 中显示三列，状态列根据相应的值显示图标。

您还可以通过值而不是百分比来定义 KPI 阈值。要修改定义的 KPI，请按以下步骤操作 -

  • 单击功能区上计算组中的 KPI。
  • 单击下拉列表中的管理 KPI。
单击管理 KPI

将出现“管理 KPI”对话框。

管理 KPI 对话框
  • 单击 KPI – 总销售额。
  • 单击编辑按钮。

出现关键绩效指标 (KPI) 对话框。

关键绩效指标
  • 在定义状态阈值下，将垂直条调整为 1500 和 3000。
  • 保留之前的其余选项。
  • 单击“确定”。
调整垂直条

正如您所观察到的，状态图标反映了更改后的阈值。

Power View 中的 KPI

您可以在 Power View 中使用 KPI 创建美观报告。您可以使用数据模型中先前定义的 KPI，也可以在 Power View 中添加 KPI。

要在 Power View 中添加或编辑 KPI，请按照以下步骤操作 -

  • 在 Power View 表中，单击 PowerPivot 选项卡。
Power View 中的 KPI

将出现您在上一节中使用过的 PowerPivot 功能区。

  • 单击计算组中的 KPI。
  • 单击“新建 KPI”以添加 KPI。
  • 单击“管理 KPI”以编辑 KPI。

步骤与上一节相同。

您可以在 Power View 中使用 KPI 创建销售绩效的美观报告，如下所示 -

  • 单击功能区上的“数据”选项卡。
  • 单击“报告”组中的“Power View”。

出现 Power View 表。

  • 添加一个包含字段的表 - 销售人员、总销售额和总销售状态。

  • 添加第二个表，其中包含字段 - 销售人员、总销售额和总销售目标。

  • 将第二个表转换为 100% 堆叠条形图。

  • 添加第三个表，其中包含字段 - 销售人员、区域、总销售额和总销售状态。

  • 将第三个表转换为卡片。将区域字段拖至平铺依据。

  • 添加标题 - 销售业绩。

  • 更改字体。

  • 增加文本大小。

  • 适当调整表格、100% 堆叠条和卡片的大小。

您的销售业绩报告已准备就绪 -

销售业绩

正如您所观察到的，在 Power View 中您可以将结果描绘如下 -

  • 带有 KPI 状态图标的表格与 PowerPivot 报告类似。

  • 100% 堆积条描述了目标实现的百分比。您还可以注意到，它对所有性能进行了清晰的比较。

  • 卡片描述了销售人员的 KPI 状态及其所属区域。您可以交互地滚动图块以显示不同区域的结果，这也为评估区域性能提供了范围。