Excel数据分析-查询

您可以使用查询 -

比较两本工作簿。
分析工作簿中的问题或不一致之处。
查看工作簿之间的链接。
查看工作表之间的链接。
查看细胞之间的关系。
清理多余的单元格格式。
管理密码。

“查询”选项卡将位于功能区上。如果您在功能区上找到“查询”选项卡，则可以跳到下一部分。

如果您在功能区上找不到“查询”选项卡，请激活“查询加载项”。

单击“文件”>“选项”。
在 Excel 选项窗口中，单击加载项。
在“管理”框中，单击“COM 加载项”。
单击“开始”。

将出现 COM 加载项对话框。

勾选查询框。
单击“确定”。现在，查询加载项已激活。您将在功能区上找到“查询”选项卡。

查询命令

让我们了解一下 INQUIRE 命令。

单击“查询”选项卡。你会发现以下命令 -

作业簿分析
工作簿关系
工作表关系
细胞关系
比较文件
清理多余的单元格格式
工作簿密码

比较两本工作簿

您可以逐个单元比较两个工作簿，并找出第二个工作簿与第一个工作簿相比的差异（如果有）。

请按照以下步骤操作 -

打开两个要比较的工作簿。
单击功能区上的“查询”选项卡。
单击“比较”组中的“比较文件”。

将出现“选择要比较的文件”对话框。
检查Compare和To旁边的框中显示的文件名。

如果显示的任何文件名不是您想要的，请单击该文件名旁边的向下箭头。
仅显示打开的工作簿。

选择文件。
检查Compare和To中的文件顺序是否正确。

如果顺序不正确，请单击“交换文件”。“比较”和“到”中的文件顺序发生更改。
单击比较。

比较结果显示在两窗格网格中 -

左侧的工作簿对应于您选择的“比较”文件。
右侧的工作簿对应于您选择的“收件人”文件。

工作簿-至与工作簿-比较中的更改详细信息显示在这两个网格下方的窗格中。根据更改的类型，更改会用颜色突出显示。高亮颜色的图例出现在左下窗格中。

单击“调整单元格大小以适合功能区”可查看“比较”和“到”工作簿中的单元格内容。两个工作簿中的单元格都已调整大小，以便内容可见。

单击功能区上“导出”组中的“导出结果”。

将出现“另存为”对话框。您可以将结果保存到 Excel 工作簿。请注意，仅 .xlsx 文件类型可用。

如果您需要其他应用程序中的结果，可以通过将其复制到剪贴板来完成。

单击功能区上“导出”组中的“将结果复制到剪贴板”。

粘贴您想要的应用程序。

创建交互式报告

您可以使用“工作簿分析”命令创建交互式报告，该报告可以显示有关工作簿及其结构、公式、单元格、范围和警告的详细信息。

单击功能区上的“查询”选项卡。
单击“报告”组中的“工作簿分析”。

工作簿分析完成后将显示报告。

该报告有以下六个类别 -

摘要- 有关工作簿结构和内容的一般信息。
工作簿（带有子类别） - 一般工作簿统计数据。
公式（带子类别） - 有关工作簿中公式的具体信息。
单元格（带有子类别） - 有关工作簿中单元格的特定信息。
范围（带有子类别） - 有关工作簿中范围的特定信息。
警告- 有关工作簿结构和内容的几种类型的警告。

选择一个类别可为您提供有关该类别的更多信息。

检查公式选项。将显示公式的子类别。

您将在正在分析的工作簿中观察到以下内容 -

所有公式共有 224 个。
如果是数值，则有 224 个。
单击带有数值的子类别。

在“结果”窗格中，对于每个包含数值公式的单元格，都会显示工作表名称、单元格地址和公式。

单击“Excel 导出”按钮。将出现“另存为”对话框。

将报告另存为 Excel 文件。
“加载导出文件”按钮出现在“Excel 导出”按钮旁边。
单击加载导出文件按钮。

保存的报表Excel工作簿打开，您可以清楚地查看工作簿分析结果。

用图表查看

您可以使用链接创建的交互式图表来查看工作簿关系、工作表关系和单元格关系。这些链接显示了图中节点之间的依赖关系。您可以拖动链接或节点来排列它们并对齐它们以查看您要查找的内容。

查看工作簿关系

您可以使用工作簿关系图通过文件之间的连接（链接）创建工作簿依赖关系的交互式图形地图。

图表中的链接类型可以包括其他工作簿、Access 数据库、文本文件、HTML 页面、SQL Server 数据库和其他数据源。

单击功能区上的“查询”选项卡。
单击图表组中的工作簿关系。

将出现工作簿关系图，显示工作簿与不同数据源的链接。

查看工作表关系

您可以使用工作表关系图创建同一工作簿中的工作表和/或其他工作簿中的工作表之间的连接（链接）的交互式图形地图。

单击功能区上的“查询”选项卡。
单击图表组中的工作表关系。

将出现工作表关系图，显示同一工作簿和其他工作簿中的工作表之间的链接。

两者之间的区别可以通过箭头的方向来识别。

查看单元关系

您可以使用单元格关系图来获取从选定单元格到其他工作表甚至其他工作簿中的单元格的所有链接的详细交互式地图。

单击功能区上的“查询”选项卡。
单击图表组中的单元格关系。

将出现“单元关系图选项”对话框。

检查跨度工作表和跨度工作簿。
在“跟踪单元格先例”和“跟踪单元格从属项”下选择“跟踪”。
在初始扩展级别数下，选择有限并在旁边的框中键入 5。
单击“确定”。

将出现单元格关系图，根据您选择的选项，显示所选单元格与同一工作表、同一工作簿和其他工作簿中的单元格之间的链接。

单击缩放。您可以清楚地查看节点。

清理多余的单元格格式

当您发现工作簿加载缓慢或大小变得巨大时，它可能对不需要的行和/或列应用了格式设置（例如，对值少于 15 个的整个列进行条件格式设置）。

您可以使用“清理多余的单元格格式”命令来删除多余的格式并大大减小文件大小。这也提高了 Excel 的速度。

在清除多余的单元格格式之前，请创建 Excel 文件的备份副本，因为在某些情况下此过程可能会增加文件大小，并且无法撤消更改。

单击功能区上的“查询”选项卡。
单击“其他”组中的“清除多余的单元格格式”。

将出现“清除多余单元格格式”对话框。在“应用到”框中选择“所有工作表”

您将收到一条有关保存更改的消息。单击“确定”。

管理文件密码

如果您对受密码保护的工作簿使用“工作簿分析”或“比较文件”命令，则可以避免每次打开这些文件时都必须键入密码。使用密码管理器可以实现这一点。

单击功能区上的“查询”选项卡。
单击“其他”组中的“工作簿密码”。

出现密码管理器对话框。单击“添加”按钮添加工作簿的密码。

还为您添加的密码添加密码说明。

下次当您需要使用这些文件进行比较或分析时，您无需输入密码。