沟通渠道

介绍

在组织中，信息向前、向后和横向流动。这种信息流称为通信。沟通渠道是指信息在组织内部以及与其他组织之间流动的方式。

在这个被称为沟通的网络中，经理成为一个链接。决策和指示向上、向下或横向流动取决于管理者在通信网络中的位置。

例如，来自较低级别经理的报告将向上流动。一个好的管理者必须有效地激励、指导和组织他的员工，而为此，他所拥有的工具就是口头和书面文字。

对于信息的流动以及经理处理员工的问题，建立有效的沟通渠道非常重要。

沟通渠道的运作

通过通信调制解调器，无论是面对面的对话还是部门间的备忘录，信息可以从经理传输到下属，反之亦然。

沟通过程的一个重要要素是管理层和员工之间的反馈机制。

在这种机制中，员工告知经理他们已经了解了手头的任务，而经理则向员工提供对员工工作的评论和指导。

沟通渠道的重要性

沟通渠道的故障会导致信息流动效率低下。员工不知道公司对他们的期望。他们不知道公司里发生了什么。

这将使他们对公司的动机和任何变化产生怀疑。此外，如果没有有效的沟通，员工就会变得以部门为中心而不是以公司为中心，这会影响他们在工作场所的决策和生产力。

最终，这也会损害整体组织目标。因此，为了使组织有效运行，优秀的经理应该能够向员工传达对他们的期望，确保他们充分了解公司政策和任何即将发生的变化。

因此，管理者应该建立有效的沟通渠道来优化员工的生产力，以确保组织的顺利运行。

沟通渠道的类型

在过去 20 多年里，经理可用的沟通渠道数量有所增加。视频会议、移动技术、电子公告板和传真机都是一些新的可能性。

随着组织规模的扩大，管理者不能仅依靠面对面的沟通来传达信息。

管理者今天面临的一个挑战是确定他们应该选择什么类型的沟通渠道来进行有效的沟通。

为了使管理者的任务更容易，沟通渠道的类型分为三大类：正式、非正式和非官方。

沟通渠道

正式沟通渠道

  • 正式的沟通渠道传输组织的目标、政策和程序等信息。这种类型的通信通道中的消息遵循命令链。这意味着信息从经理流向下属，下属又将信息传递给下一级员工。

  • 正式沟通渠道的一个例子是公司的时事通讯，它可以让员工和客户清楚地了解公司的目标和愿景。它还包括指挥系统中有关备忘录、报告、指示和预定会议的信息传递。

  • 商业计划、客户满意度调查、年度报告、雇主手册、审查会议都是正式的沟通渠道。

非正式沟通渠道

  • 在正式的工作环境中，总是存在非正式的沟通网络。严格的分层通信网络无法自行有效地发挥作用，因此在该网络之外存在通信通道。虽然这种类型的沟通渠道可能会扰乱指挥链，但优秀的管理者需要在正式和非正式的沟通渠道之间找到良好的平衡。

  • 非正式沟通渠道的一个例子是组织的自助餐厅/食堂的午餐时间。在这里，在轻松的氛围中，鼓励员工之间的讨论。此外，经理们四处走动，采用亲身实践的方法来处理员工的询问，也是非正式沟通渠道的一个例子。

  • 质量圈、团队合作、不同的培训计划都在指挥链之外，因此都属于非正式沟通渠道的范畴。

非官方沟通渠道

  • 优秀的管理者会认识到，有时组织内部发生的沟通是人际沟通。虽然会议纪要可能是员工之间讨论的话题，但体育、政治和电视节目也会分享。

  • 组织中的非官方沟通渠道是组织的“小道消息”。谣言就是通过小道消息传播的。此外，那些参与“小道消息”讨论的人通常会组成小组，这会转化为组织外的友谊。虽然小道消息可能会产生积极影响，但小道消息中流传的信息往往被夸大，可能会给员工带来不必要的恐慌。一个好的管理者应该了解这个非官方沟通渠道中流通的信息，并应该采取积极措施防止虚假信息的传播。

  • 非官方沟通渠道的一个例子是员工之间的社交聚会。

结论

在任何组织中，都存在三种类型的沟通渠道：正式、非正式和非正式。

虽然理想的沟通网络是可以进行非正式沟通的正式结构，但组织中也存在非正式的沟通渠道。

通过这些不同的渠道，经理必须传达他/她的想法，然后倾听、吸收、收集并进一步与员工沟通。