项目记录管理

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介绍

项目管理是一种帮助管理者管理项目的方法。项目管理还意味着使用适当的控制来满足最后期限和其他要求，例如项目成本。

这些控制涉及对项目管理活动进行适当且有效的记录。记录管理是在项目执行过程中组织、计划和跟踪文档的系统方法。

项目记录管理的AZ

记录系统是一个系统过程，组织在其中确定以下考虑因素、活动和特征：

• 应记录的信息类型。

• 记录数据的过程。

• 处理和收集记录。

• 保留和储存的期限。

• 处置或保护与外部事件相关的记录。

• 记录管理系统中的元素。

• 内容分析，陈述或描述记录系统。

• 文件计划，指示每个项目所需的记录类型。

• 合规性要求文件，其中概述了每个人都需要遵循的 IT 程序。这将确保团队成员完全合规。

• 一种收集过时文档的方法。这些应该在所有记录源（例如电子邮件、文件服务器等）上完成。

• 一种审计记录的方法。

• 捕获记录数据的系统。

• 确保以保存记录的方式进行监控和报告的系统。

记录的三个阶段

在项目记录管理过程中，存在三个不同的阶段。这些阶段还涉及许多其他活动，以便完成和实现每个阶段的目标。

阶段是：

• 记录的创建

• 记录维护

• 记录的存储和检索

让我们详细看看每个阶段。

创造记录

这是指创建记录的根本原因。这可能是为了收据或库存控制报告或其他原因。

项目记录管理的主要目标是确定创建记录后的记录处理流程。在创建记录时，应回答以下问题。

• 谁会查看记录？

• 谁将成为唱片的最终所有者？

• 谁负责存储记录？

维护记录

开发存储记录的操作是指维护记录。应在此阶段定义记录的访问级别，并应采取一切必要的步骤，以避免记录落入坏人之手。

需要制定适当的合规程序和安全措施，以避免滥用记录。

存储和检索

记录的存储可以指文档的手动存储以及数字存储。项目经理需要确保记录按照借用的方式归还。保存记录还指记录可以保存的时间。

有些组织可能会保留记录长达六年，而其他组织可能会保留较短的时间。如果记录以数字方式保存，则需要创建适当的文件夹。创建后，旧文档需要存档，以便保留硬盘空间。

记录管理规划的洞察力

需要计划整理的记录。以下概述了管理层为确保记录规划流程成功而需要采取的步骤。

• 角色识别，确保记录得到正确管理

  • 分配专门的角色或任命专门的人员来对组织中可用的记录进行分类。

  • 任命 IT 专业人员实施维护和支持记录管理的系统。

• 经理需要确保团队成员了解记录管理的程序。

• 记录管理过程需要分析要保存的文档的内容。

• 实施文件计划，该计划将在组织中存储不同类型的文件。

• 制定保留计划，该计划可能因组织而异，具体取决于所进行的活动。

• 设计有效的记录管理解决方案。

• 规划如何将内容移动到记录方法。

• 制定一个可以进行电子邮件集成的计划。

• 规划社交内容的合规程序。

• 制定符合项目记录系统目标的合规程序。

结论

记录是组织中作为证据或指南的文件或数据的电子存储。项目记录管理是一个系统化的过程，它允许人们保留记录以供将来使用。

它概述了与项目相关的细节。因此，需要仔细监控和保留项目记录管理。