需求收集

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介绍

当涉及任何类型的项目时，需求收集都起着关键作用。需求收集不仅对项目很重要，而且对项目管理功能也很重要。

对于项目来说，了解项目最终将交付什么对其成功至关重要。通过需求，项目管理层可以确定项目的最终交付以及最终交付应如何满足客户的特定要求。

尽管需求收集看起来很简单；令人惊讶的是，这是大多数项目都以错误的方式开始的项目阶段之一。一般来说，大多数失败的项目都是由于需求收集错误或不足而失败的。我们将在下一节中讨论这一点。

下图显示了需求集合在项目中的位置：

要求的重要性

我们以一个软件开发项目为例。项目启动结束后，业务分析师团队就忙着收集需求。BA（业务分析师）团队使用各种方法来捕获项目需求，然后将需求传递给项目团队。一旦业务需求转化为技术需求，实施就开始了。

虽然上面的循环看起来很正常，没有任何问题，但实际情况却有些不同。在大多数情况下，BA 团队无法捕获与项目相关的所有需求。他们总是忽略一部分需求。在项目建设过程中，客户通常会认识到项目的需求差距。

项目团队必须在没有额外客户付款或客户批准的变更请求的情况下实施这些缺失的要求。如果是 BA 团队的过错，服务提供商可能必须承担实施缺失需求的成本。在这种情况下，如果缺少需求的工作对项目成本产生重大影响，则该项目可能会给服务提供商造成经济损失。

因此，需求收集过程是任何项目中最重要的阶段。

需求收集流程

为了收集需求，业务分析师使用了几种方法。这些方法通常因项目不同、客户组织不同而不同。

通常，新系统的需求是从系统的潜在最终用户那里收集的。用于收集这些潜在最终用户需求的方法根据最终用户的性质而有所不同。例如，如果最终用户数量较多，则可以使用研讨会方法进行需求收集。

在这种方法中，所有潜在的最终用户都被要求参加研讨会。在本次研讨会中，业务分析师与用户互动并收集新系统的需求。有时，研讨会会议会被录制视频，以便审查和捕获任何用户反馈。

如果用户基数较少，业务分析师可以进行面对面访谈。这是找到所有必要需求的最有效方法，因为业务分析师可以提出所有问题并进行交叉提问。

提问者可以有效地用于需求收集过程，但这不应该是与最终用户交互的唯一方法。提问者应作为访谈或研讨会的支持功能。

除了上述方法外，还有许多其他具体方法可以根据具体情况使用。

成功收集需求的技巧

以下是使需求收集过程成功的一些技巧：

• 永远不要假设您了解客户的要求。您通常的想法可能与客户想要的完全不同。因此，当您有假设或疑问时，请务必与客户核实。

• 从一开始就让最终用户参与进来。获得他们对你所做的事情的支持。

• 在初始级别，定义范围并获得客户的同意。这可以帮助您成功地关注功能范围。

• 当您收集需求时，请确保需求是现实的、具体的和可衡量的。

• 专注于使需求文档清晰明确。需求文件是使客户和服务提供商达成协议的唯一途径。因此，本文件不应存在任何灰色地带。如果存在灰色区域，请考虑这会导致潜在的业务问题。

• 在收集所有需求之前，不要向客户谈论解决方案或技术。在明确要求之前，您不能向客户承诺或表明任何事情。

• 在进入任何其他项目阶段之前，请让客户签署需求文档。

• 如有必要，创建一个原型来直观地说明需求。

结论

需求收集是项目中最重要的一步。如果项目团队未能捕获解决方案的所有必要需求，项目的运行就会面临风险。这可能会在未来引发许多争议和分歧，从而严重损害业务关系。

因此，将需求收集作为项目团队的主要职责。在需求签署之前，请勿承诺或评论解决方案的性质。