项目组合管理

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介绍

当组织运行许多项目时，组织管理其项目组合至关重要。这有助于组织对项目进行分类并使项目与其组织目标保持一致。

项目组合管理（PPM）是一种借助旨在帮助组织获取信息并根据一组标准对项目进行分类的方法的管理流程。

项目组合管理的目标

与财务组合管理一样，项目组合管理也有自己的一套目标。这些目标旨在通过团结一致的团队成员实现预期结果。

谈到目标时，需要概述以下因素。

• 需要创建描述性文档，其中包含重要信息，例如项目名称、预计时间范围、成本和业务目标。

• 需要定期对项目进行评估，以确保项目达到其目标并按计划进行。

• 选择团队成员，他们将努力实现项目的目标。

项目组合管理的好处

项目组合管理确保项目有一组目标，遵循这些目标会带来预期结果。此外，PPM 可用于对组织进行变革，从而在项目执行方面在组织内创建灵活的结构。通过这种方式，变革不会对组织构成威胁。

通过高效的项目组合管理可以获得以下好处：

• 对变化有更强的适应能力。

• 不断的审查和密切的监控带来更高的回报。

• 管理层对项目组合管理的看法被视为“追求更高回报的举措”。因此，这不会被认为是工作的不利因素。

• 依赖关系的识别更容易识别。这将消除一些低效率的情况发生。

• 相对于其他竞争对手的优势（竞争优势）。

• 有助于专注于战略，这将有助于实现目标，而不是专注于项目本身。

• IT 的职责集中于部分业务，而不是分散在多个业务中。

• IT 和业务项目的结合被视为实现组织目标的贡献者。

项目组合管理工具

有许多工具可用于项目组合管理。以下是这些工具的基本功能：

• 项目评估的系统方法。

• 需要规划资源。

• 成本和收益需要保持在正轨上。

• 进行成本效益分析。

• 不时报告进度。

• 在需要时获取信息。

• 沟通机制，它将传递必要的信息。

用于测量 PPM 的技术

有多种技术可不时地用于衡量或支持 PPM 流程。然而，有三种类型的技术被广泛使用：

• 启发式模型。

• 计分技术。

• 视觉或绘图技术。

使用此类技术时应考虑项目和组织目标、资源技能和项目管理基础设施。

为什么项目经理要关注PPM？

PPM 对于项目的成功以及识别任何滞后（如果发生）至关重要。项目经理经常面临由于缺乏规划而导致的困难局面，有时这可能会导致项目撤回。

项目经理的主要职责是确保组织承担的项目有足够的可用资源。适当的资源将确保项目在规定的时间内完成并在不影响质量的情况下交付。

项目经理也可能希望从事对组织来说具有最高优先级和价值的项目。这将使项目经理能够为他们所承担的优质项目提供并获得支持。PPM 确保实现项目管理的这些目标。

五问模型

项目组合管理的五问题模型说明项目经理需要在项目启动之前以及项目执行期间回答五个基本问题。

这些问题的答案将决定项目实施的成功与否。

结论

项目组合管理旨在减少开展项目时发生的低效率，并消除由于缺乏可用信息或系统而可能发生的潜在风险。

它帮助组织调整其项目工作以满足项目的需要，同时最大限度地利用其资源。

因此，组织的所有项目经理都需要有组织项目组合管理的意识，以便在执行各自的项目时为组织目标做出贡献。